331.8 - Corrigerende en ongewenste acties; Klachtenprocedure; en probleemoplossend proces

DOEL:   Dit beleid is bedoeld om middelen te bieden voor het aanpakken en oplossen van problemen die voortvloeien uit de prestaties of het gedrag van werknemers.

SCOPE:   Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers (referentie C) van Larimer County en werknemers van het Office of the District Attorney, Eighth Judicial District, met uitzondering van werknemers van het Larimer County Sheriff's Office.

VERANTWOORDELIJKHEID:   De directeur Human Resources beheert dit beleid.

SPECIFIEKE VEREISTEN:  Geen

HERZIENINGSDEEL (Aanzienlijke wijzigingen ten opzichte van eerder beleid):

• Sectie IV.A (toegevoegd)
• Sectie IV.B (verwijderd)
• Sectie IV.D (verwijderd)
• Sectie VI.C (verwijderd)

BELEID EN PROCEDURE:

I. ALGEMEEN BELEID:

Dit beleid en deze procedure bieden middelen voor het aanpakken en oplossen van problemen die voortvloeien uit de prestaties of het gedrag van werknemers. De processen en disciplinaire maatregelen (corrigerende maatregelen, nadelige maatregelen) zijn niet-progressief en kunnen worden geïmplementeerd op basis van de waargenomen impact op de bedrijfseenheid, en kunnen overwegingen omvatten zoals de reikwijdte, ernst, aard, frequentie, risico, effect, of publieke perceptie van de prestatie of gedragskwestie.

II. VOORWAARDEN:

Beslisser: zoals gebruikt in dit beleid en deze procedure, verwijst "beslisser" naar een gekozen functionaris, directeur van een servicegebied of afdelingshoofd die de uiteindelijke beslissing neemt over een ongewenste actie.

III. WERKNEMERSTATUS:

A. Tijdelijke werknemers: Werknemers in tijdelijke functies blijven in dienst met wederzijds goedvinden van de werknemer en de provincie. De werknemer of de gemeente kan de arbeidsrelatie naar eigen goeddunken beëindigen, met of zonder opgaaf van reden, op elk moment en zonder enige procedure voor probleemoplossing, prestatieverbetering of ongewenste actie te volgen. Afdelingen of kantoren dienen voorafgaand aan de scheiding een Human Resources Generalist te raadplegen.

B. Vaste en beperkte termijn werknemers (referentie B):

1. Proeftijd: werknemers dienen een proeftijd uit in overeenstemming met het gemeentelijk beleid (referentie A). Tijdens de proeftijd blijven werknemers in dienst met wederzijds goedvinden van de werknemer en de provincie. De werknemer of het district kan de arbeidsrelatie naar eigen goeddunken beëindigen, met of zonder reden, op elk moment en zonder enige procedure voor probleemoplossing, prestatieverbetering of ongewenste actie of klachten te volgen. De gemeente kan de proeftijd van een werknemer eenzijdig verlengen. Bij verlenging van de proeftijd blijft de werknemer in de proeftijd tot de door de Beslisser schriftelijk aangegeven datum.

2. Post-proeftijd: als een werknemer de proeftijd met succes heeft doorlopen, mag de provincie de arbeidsrelatie niet zonder reden beëindigen.

C. Aangestelde functionarissen: Werknemers in aangestelde functies zoals geïdentificeerd in het County-beleid blijven in dienst met wederzijdse instemming van de werknemer en de County (referenties A en D). De aangestelde functionaris of het district kan de arbeidsrelatie naar eigen goeddunken beëindigen, met of zonder opgaaf van reden op elk moment en zonder enige procedure voor probleemoplossing, prestatieverbetering of ongewenste actie te volgen.

D. Gekozen functionarissen: Gekozen functionarissen worden gekozen door de burgers van Larimer County en vallen niet onder dit beleid.

IV.    PROCESSEN:

Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het sturen op de prestaties en het gedrag van hun medewerkers. Wanneer er sprake is van prestatie- of gedragsproblemen, moeten toezichthouders onmiddellijk actie ondernemen om de situatie aan te pakken. De volgende processen kunnen worden gebruikt om prestaties of gedrag aan te pakken.

A. Prestatiebeoordelingen worden gebruikt om prestaties te identificeren en te bespreken, inclusief beoordelingen die overeenkomen met de huidige prestaties. Prestatiebeoordelingen worden aan het einde van de proeftijd en jaarlijks uitgevoerd.

B. Er worden corrigerende maatregelen genomen om werknemers te helpen bij het corrigeren van de werkprestaties en het verbeteren van gedrag dat niet strookt met de verwachtingen en normen die door Larimer County zijn vastgesteld. Corrigerende maatregelen leiden er niet toe dat de werknemer zijn loon of rang verliest of verlaagt. De aard van, de noodzaak voor en het aantal corrigerende maatregelen kunnen worden beschouwd als een factor bij het opleggen van een nadelige maatregel.

C. Ongewenste acties zijn ernstige acties voor werkprestaties of gedrag dat niet strookt met de verwachtingen en normen die zijn vastgesteld door Larimer County. Ongewenste acties omvatten schorsing zonder behoud van loon, onvrijwillige demotie of ontslag. Bijwerkingen hoeven niet in progressie te worden gevolgd. Een ongewenste actie kan worden ingesteld op basis van de frequentie of de ernst van de situatie.

V.    BASIS VOOR CORRIGERENDE OF ONGUNSTIGE MAATREGELEN:

Larimer County verwacht van alle werknemers dat ze zich gedragen op een manier die gunstig is voor de service van de County. Werknemers kunnen worden onderworpen aan corrigerende of nadelige maatregelen wegens prestaties of wangedrag, inclusief maar niet beperkt tot de hieronder genoemde.

A. Onbevredigende uitvoering van taken;

B. Opzettelijk of onzorgvuldig gedrag dat de veiligheid of het welzijn van werknemers of het publiek in gevaar brengt;

C. Nalatige of opzettelijke beschadiging of verspilling van eigendommen of middelen van de Provincie;

D. Weigering of niet-naleving van het beleid of de procedure van de provincie of afdeling/kantoor;

E. Weigering of niet-nakoming van een wettige instructie, regeling of wet;

F. Ongepast gedrag jegens County-werknemers, het publiek of anderen die zaken doen met de County, inclusief gedrag tijdens niet-werkuren dat van invloed is op de activiteiten van de County;

G. Bezit (anders dan bezit vereist voor het uitvoeren van werktaken), consumptie, toegeven onder invloed te zijn van alcohol of gereguleerde stoffen, of positief testen op alcohol of gereguleerde stoffen, of misbruik van voorgeschreven medicatie, terwijl in een werk status;

H. Misbruik van verlof, ongeoorloofde afwezigheid, ongemelde afwezigheid, te laat komen of absenteïsme;

I. Veroordeling van, toelating tot of het aanvoeren van een pleidooi van geen mededinger (geen betwisting) tot een misdrijf dat van invloed is op de taken van de werknemer of een belangenconflict is met de baan van de werknemer;

J. Een redelijke overtuiging dat een werknemer een handeling heeft begaan of heeft gepleegd die in strijd is met de belangen van de County, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, een strafbare handeling;

K. Het vragen om steekpenningen of het aannemen van steekpenningen tijdens werk in de Provincie;

L. Misbruik van provinciale fondsen of eigendommen;

M. Misbruik of ongeoorloofde openbaarmaking van officiële of vertrouwelijke informatie;

N. Pesten, intimidatie en/of discriminatie;

O. Vervalsing of verkeerde voorstelling van zaken waarbij zaken of belangen van de Provincie betrokken zijn;

P. Het niet verkrijgen of behouden van een vereiste licentie, certificering of kwalificatie;

V. Een redelijke overtuiging dat een werknemer buiten de werkuren een legale activiteit heeft uitgeoefend buiten de gebouwen van de County, waarbij de activiteit een belangenverstrengeling is of een belangenverstrengeling lijkt te zijn met de baan van de werknemer of verband houdt met een bonafide kwalificatie .

VI. PRESTATIEVERWACHTINGEN (corrigerende maatregelen):

A. Het stellen van prestatieverwachtingen is een opzettelijke aanpak om een ​​werknemer te helpen zijn prestaties of gedrag te verbeteren. Hierbij kan sprake zijn van een verbale en/of geschreven coaching, prestatie-evaluatieverhaal en/of corrigerende maatregelen.

B. Supervisors zullen een HR-generalist raadplegen voordat zij een prestatiebeoordeling of corrigerende maatregel aan een werknemer geven die beneden de verwachtingen ligt.

VII.     PROBLEEMOPLOSSING:

A. Informele probleemoplossing:

1. Als een werknemer vragen, zorgen of bezwaren heeft met betrekking tot een werkgerelateerde aangelegenheid, wordt de werknemer aangemoedigd om de kwestie onmiddellijk te bespreken met zijn directe leidinggevende. De medewerker kan zo nodig overleggen met de Generalist Human Resources.

2. De supervisor luistert naar de zorgen van de werknemer en reageert adequaat. De supervisor overlegt zo nodig met de Generalist Human Resources.

3. Als dit informele proces het probleem niet oplost, heeft de werknemer het recht om een ​​formeel probleemoplossend verzoek in te dienen.

B. Formeel probleemoplossend verzoek:

1. Een formeel verzoek om probleemoplossing wordt schriftelijk ingediend bij de beslisser of aangewezen persoon. Er is geen specifiek formulier vereist.

2. Het formele probleemoplossende verzoek moet:

a. worden geïdentificeerd als een formeel probleemoplossend verzoek;
b. de verzoekende werknemer identificeren;
c. beschrijf specifiek het probleem of de zorg; en
d. vermeld de gezochte remedie.

3. Het formele probleemoplossende verzoek moet worden ingediend binnen dertig kalenderdagen na de actie of beslissing die aanleiding heeft gegeven tot het probleemoplossend verzoek of de onbevredigende oplossing van het informele proces.

4. De beslisser of de aangewezen persoon raadpleegt en verstrekt een kopie van het formele probleemoplossingsverzoek aan de directeur Human Resources of de aangewezen persoon.

5. De beslisser of aangewezen persoon zal een ontmoeting hebben met de werknemer om het formele probleemoplossingsverzoek te bespreken. Deze vergadering vindt plaats binnen tien werkdagen na ontvangst van het formele probleemoplossingsverzoek, tenzij een verlenging wordt goedgekeurd door de directeur Human Resources of een aangewezen persoon. Het doel van deze bijeenkomst is dat de beslisser of aangewezen persoon luistert en informatie verzamelt van de werknemer over de kwesties die in het formele probleemoplossingsverzoek naar voren zijn gebracht.

6. De beslisser of aangewezen persoon zal de werknemer binnen tien werkdagen na het formele probleemoplossende verzoek een schriftelijke beslissing bezorgen. De directeur Human Resources of de aangewezen persoon moet het schriftelijke besluit goedkeuren voordat het aan de werknemer wordt verstrekt. De beslisser of aangewezen persoon dient de werknemer te ontmoeten om de schriftelijke beslissing te bespreken.

7. De beslissing van de beslisser of aangewezen persoon over het formele probleemoplossende verzoek is definitief.

VIII. BIJWERKINGEN:

A. Soorten ongewenste acties:

1. schorsing: de tijdelijke plaatsing van een werknemer in een non-pay, non-duty status;

2. onvrijwillige degradatie: het onvrijwillig plaatsen van een werknemer in een functie met een lagere schaal en/of salaris om disciplinaire redenen; of

3. ontslag: de onvrijwillige scheiding van een werknemer uit de provinciale dienst.

B. De supervisor die een ongewenste actie overweegt, moet een schriftelijke pre-ongewenste kennisgeving opstellen:

1. identificatie van de werknemer;

2. de prestatie of het gedrag dat de basis vormt voor de mogelijke Ongewenste Actie, inclusief relevante data, beleidsschendingen en eventuele noodzakelijke uitleg van de zakelijke impact; En

3. de tijd en plaats voor een verplicht overleg tussen de Beslisser, Human Resources en de medewerker.

C. De Pre-Ongewenste Kennisgeving zal worden beoordeeld door de Human Resources Director of aangewezen persoon en het County Attorney's Office voordat deze aan de werknemer wordt verstrekt.

D. De Pre-Ongewenste Kennisgeving moet aan de werknemer worden bezorgd op een manier die de ontvangst door de werknemer redelijkerwijs verzekert en vaststelt.

E. De beslisser of aangewezen persoon kan de werknemer met betaald verlof sturen totdat er een definitieve beslissing is genomen.

F. Tijdens de Pre-Ongewenste Actie-bijeenkomst krijgt de werknemer de gelegenheid om te reageren op de zaken die in de Pre-Ongewenste Kennisgeving worden gepresenteerd. De directeur Human Resources of de aangewezen persoon zal de vergadering faciliteren en opnemen.

G. De werknemer kan zich op kosten van de werknemer bij dit gesprek laten bijstaan ​​door een advocaat. Als de werknemer door een advocaat moet worden vertegenwoordigd, moet de werknemer de directeur Human Resources of de aangewezen persoon binnen de in de schriftelijke voorafgaande kennisgeving vastgestelde tijd laten weten dat hij zal worden vertegenwoordigd, zodat de procureur van het district of de aangewezen persoon aanwezig kan zijn.

H. Na het gesprek neemt de Beslisser de door de werknemer aangeboden informatie en alle andere relevant geachte informatie in overweging. De definitieve beslissing van de beslisser, de beslissingskennisgeving, zal worden beoordeeld door de directeur of aangewezen persoon van Human Resources en de procureur of gemachtigde van het district voordat deze aan de werknemer wordt verstrekt.

I. Binnen een redelijke tijd na de vergadering zal de Beslisser een schriftelijke, Beslissingskennisgeving verstrekken met betrekking tot de nadelige actie. De schriftelijke kennisgeving van het besluit wordt aan de werknemer bezorgd op een manier die de ontvangst door de werknemer redelijkerwijs garandeert en vaststelt. De schriftelijke kennisgeving van het besluit bevat het volgende:

1. Een verklaring van de gronden voor de actie, inclusief bevindingen over de prestaties en/of het gedrag, relevante data, beleidsschendingen, eventuele noodzakelijke uitleg van de zakelijke impact en eventuele noodzakelijke geloofwaardigheidsbepalingen;
2. Een opgave van de te ondernemen actie;
3. De ingangsdatum van de actie;
4. Een verklaring dat de werknemer het recht heeft om te klagen over de nadelige actie, inclusief een specifieke verwijzing naar de County Klachtenprocedure hieronder.
5. Een kopie van dit beleid.

IX. KLACHT:

A. De Klachtenprocedure is de methode waarmee een werknemer herziening kan vragen van een besluitvormer's besluit tot ongewenste actie. De beoordeling van het besluit omvat of de besluitvormer een fout heeft begaan bij het toepassen van het County-beleid, dit beleid niet heeft toegepast, geen rekening heeft gehouden met relevant bewijsmateriaal, als irrelevant bewijsmateriaal heeft beschouwd en/of de kennisgeving van het besluit de redenering voor het besluit niet adequaat vastlegt.

B. De Klacht moet schriftelijk worden ingediend bij de Directeur of aangewezen persoon van Human Resources, Generalist Human Resources en Besluitvormer.

1. De Klacht moet duidelijk vermelden:

A. de grond waarop de werknemer bezwaar maakt tegen het besluit tot nadelige actie omvat onder meer:

     i. Beleidstoepassingsfout of falen om beleid toe te passen in het proces van ongunstige actie of het besluitvormingsproces.
    ii. Relevant bewijsmateriaal of informatie waarmee geen rekening is gehouden bij het besluitvormingsproces.
   iii. Irrelevant bewijs of informatie waarmee rekening is gehouden bij het besluitvormingsproces.
   iv. De kennisgeving van het besluit geeft de motivering van het besluit onvoldoende weer.

B. het door de werknemer gevraagde besluit.

2. Tijdsperiode voor indiening:

A. Een klacht moet worden ingediend binnen zeven (7) dagen na ontvangst door de werknemer van de schriftelijke beslissing. Als de werknemer de Klacht niet binnen deze periode indient, wordt de Klacht als ontijdig beschouwd en wordt er vrijwillig afstand gedaan van de Klachtenrechten van de werknemer. Het indienen van een klacht zal de ingangsdatum van de nadelige actie niet vertragen of anderszins beïnvloeden.
B. Er kan worden afgezien van het voortijdig indienen van een klacht na een bevinding door de directeur Human Resources als er aanwijzingen zijn van een onvoorziene gebeurtenis, een onvermijdelijke belemmering of een ongeval waardoor de tijdige indiening van de klacht werd verhinderd.

3. Werkwijze:

A. De directeur Human Resources, of de aangewezen persoon, beoordeelt de klacht en eventuele aanvullende informatie die voor de directeur Human Resources toegankelijk is en die nodig is om te bepalen of de beslissing gebaseerd was op een fout of niet werd ondersteund door bewijsmateriaal, in het bijzonder op grond van artikel IX (A). Zowel de werknemer als de beslisser zijn verplicht om deel te nemen aan dit proces, inclusief maar niet beperkt tot het verstrekken van aanvullende informatie, het beantwoorden van vragen en het communiceren met de Human Resources Director.
B. De directeur Human Resources of zijn plaatsvervanger neemt binnen een redelijke termijn een schriftelijk besluit. De schriftelijke beslissing behandelt kwesties die in de Klacht aan de orde zijn gesteld, toegespitst op de prestaties en/of gedragingen die worden behandeld in de Pre-Ongewenste Actie en Beslissingskennisgeving.

1. Als de beslissing is om de actie van de beslisser ongedaan te maken of te wijzigen, zal de beslissing een overzicht geven van alle acties die moeten worden ondernomen om de klacht op te lossen.
2. In geen geval mag de Directeur Human Resources, of zijn aangestelde, een strengere maatregel opleggen dan die van de Beslisser.
3. Als de beslissing de actie van de beslisser bevestigt, moet de beslissing de werknemer meedelen dat de beslissing definitief is.

_______________________________________

Jody Shadduck-McNally
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BOCC – Toestemmingsagenda – 11/14/2023)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)

Distributie:
Alle provinciale afdelingen en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)

CK/jw

DATUM: 14 november 2023

INGANGSDUUR: Tot Vervangen

HERZIENINGSSCHEMA: Elk jaar in november, of indien nodig

ANNULERING: Personeelsbeleid en -procedure 331.8G; 16 mei 2023

BEHUIZING(EN): Geen

REFERENTIE(S):

A. Personeelsbeleid en -procedure, 331.4, Arbeidsvoorwaarden
B. Personeelsbeleid en -procedure, 331.2, Werving, sollicitaties en indienstneming, Sectie VII, Werknemer voor bepaalde tijd
C. Beleidshandboek van toepassing: Beleid 3.2 - Behandeling van personeel
D. Aangestelde ambtenaren, Appendix A