Bent u een werknemer van Larimer County? Bekijk al het beleid dat op u van toepassing is in PowerDMS.
DOEL: Dit beleid is bedoeld om middelen te bieden voor het aanpakken en oplossen van problemen die voortvloeien uit de prestaties of het gedrag van werknemers.
SCOPE: Dit beleid is van toepassing op alle kantoren, afdelingen, werknemers en vrijwilligers (Referentie 3) van Larimer County en werknemers van het kantoor van de officier van justitie, achtste gerechtelijk district, met uitzondering van werknemers van het kantoor van de sheriff van Larimer County en plaatsvervangende werknemers van het kantoor van de lijkschouwer van Larimer County.
VERANTWOORDELIJKHEID: De directeur Human Resources beheert dit beleid.
SPECIFIEKE VEREISTEN: Geen
HERZIENINGSDEEL (Aanzienlijke wijzigingen ten opzichte van eerder beleid):
- Referentie 5; Sanctiedocument voor HIPAA-schendingen
- Paragraaf V. A en B
HET BELEID:
A. Dit beleid en deze procedure bieden middelen voor het aanpakken en oplossen van problemen die voortvloeien uit de prestaties of het gedrag van werknemers. De processen en disciplinaire maatregelen (corrigerende maatregelen, negatieve maatregelen) zijn niet-progressief en kunnen worden toegepast op basis van de waargenomen impact op de bedrijfseenheid. Hierbij kan rekening worden gehouden met factoren zoals de omvang, ernst, aard, frequentie, risico, effect of publieke perceptie van de betreffende prestatie- of gedragskwestie.
A. Een besluitnemer is een gekozen functionaris, districtsmanager, adjunct-districtsmanager, directeur van een servicegebied of afdelingshoofd van Larimer County zoals vermeld in het huidige organigram van het district. Een besluitnemer kan de bevoegdheid tot het nemen van negatieve beslissingen delegeren aan een andere medewerker, met goedkeuring van de directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger.
A. Tijdelijke werknemers: Werknemers in tijdelijke functies blijven in dienst op basis van wederzijds goedvinden van de werknemer en de gemeente. Zowel de werknemer als de gemeente kan de arbeidsrelatie te allen tijde, met of zonder reden, beëindigen zonder een formele procedure voor probleemoplossing, corrigerende maatregelen of disciplinaire maatregelen te volgen. Afdelingen of kantoren dienen voorafgaand aan de beëindiging van het dienstverband contact op te nemen met een HR-medewerker.
B. Werknemers met een vast en tijdelijk contract (Referentie 2):
1. Proeftijd: werknemers doorlopen een proeftijd conform het beleid van de County (referentie 1). Gedurende de proeftijd blijven werknemers in dienst op basis van wederzijds goedvinden van de werknemer en de County. Zowel de werknemer als de County kan de arbeidsrelatie te allen tijde, met of zonder reden, beëindigen zonder een procedure voor probleemoplossing, corrigerende maatregelen, negatieve maatregelen of klachtenprocedure te volgen. De County kan de proeftijd van een werknemer eenzijdig verlengen. Indien de proeftijd wordt verlengd, blijft de werknemer in proeftijd tot de datum die schriftelijk is vastgesteld door de besluitnemer.
2. Na de proeftijd: Zodra een werknemer de proeftijd heeft voltooid, is de werknemer niet langer in dienst op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en mag de gemeente de arbeidsrelatie niet zonder gegronde reden beëindigen.
C. Benoemde functionarissen: Werknemers in benoemde functies zoals omschreven in het beleid van de County blijven in dienst op basis van wederzijds goedvinden van de werknemer en de County (referenties 1 en 4). Zowel de benoemde functionaris als de County kan de arbeidsrelatie te allen tijde, met of zonder reden, beëindigen zonder een formeel proces van probleemoplossing, corrigerende maatregelen of negatieve acties te volgen.
D. Gekozen functionarissen: Gekozen functionarissen worden gekozen door de kiezers van Larimer County en vallen niet onder dit beleid.
A. Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het beoordelen en beheren van de prestaties en het gedrag van hun medewerkers. Wanneer er problemen zijn met de prestaties of het gedrag, dienen leidinggevenden actie te ondernemen om de situatie aan te pakken. De volgende processen kunnen worden gebruikt om problemen met de prestaties of het gedrag aan te pakken, in willekeurige volgorde:
1. Corrigerende maatregelen worden genomen om werknemers te helpen hun werkprestaties te verbeteren en gedrag te vertonen dat niet strookt met de verwachtingen en normen van Larimer County. Corrigerende maatregelen leiden er niet toe dat de werknemer salaris of een lagere functiegraad krijgt. De aard, de noodzaak en het aantal corrigerende maatregelen kunnen worden meegewogen bij het opleggen van een negatieve maatregel.
2. Negatieve maatregelen omvatten schorsing zonder loon, onvrijwillige degradatie of ontslag. Een negatieve maatregel kan worden genomen op basis van de frequentie of de ernst van de situatie.
B. De volgende processen kunnen door medewerkers worden gestart:
1. Probleemoplossing biedt een informeel en formeel mechanisme om vragen, zorgen of bezwaren te bespreken. Het informele proces is beschikbaar voor alle medewerkers; het formele proces is beschikbaar voor vaste medewerkers en medewerkers met een tijdelijk contract die niet in hun proeftijd zitten.
2. grief Biedt een procedure voor het beoordelen van een negatieve beslissing.
V. BASIS VOOR CORRIGERENDE OF ONGUNSTIGE MAATREGELEN:
A. Werknemers kunnen worden onderworpen aan corrigerende of disciplinaire maatregelen vanwege hun prestaties of gedrag, waaronder, maar niet beperkt tot, de hieronder genoemde.
1. Onbevredigende uitvoering van de werkzaamheden;
2. Opzettelijk of onzorgvuldig handelen dat de veiligheid of het welzijn van werknemers of het publiek in gevaar brengt;
3. Nalatige of opzettelijke beschadiging of verspilling van eigendommen of middelen van de County;
4. Weigering of nalatigheid om te voldoen aan beleid, procedures, instructies, aanwijzingen, voorschriften of wetgeving;
5. Ongepast gedrag jegens anderen, inclusief gedrag buiten werktijd dat de werkzaamheden van de gemeente beïnvloedt;
6. Het bezitten (anders dan noodzakelijk voor de uitoefening van de functie), consumeren, toegeven onder invloed te zijn van alcohol of verdovende middelen, of positief testen op alcohol of verdovende middelen, of misbruik van voorgeschreven medicatie, tijdens het werk;
7. Misbruik van verlof, ongeoorloofde afwezigheid, niet-gemelde afwezigheid, te laat komen of verzuim;
8. Veroordeling voor, erkenning van, of het indienen van een pleidooi voor geen mededinger (geen betwisting) tot een misdrijf dat van invloed is op de taken van de werknemer of een belangenconflict is met de baan van de werknemer;
9. Een redelijk vermoeden dat een werknemer een handeling heeft verricht of daaraan heeft deelgenomen die strijdig is met de belangen van de County, waaronder, maar niet beperkt tot, een strafbaar feit;
10. Het vragen of aannemen van steekpenningen in het kader van werkzaamheden voor de provincie;
11. Misbruik van gelden, eigendommen of middelen;
12. Misbruik van of ongeoorloofde openbaarmaking van officiële of vertrouwelijke informatie;
13. Schending van of inbreuk op HIPAA (zie Referentie 5);
14.Hintimidatie en/of discriminatie;
15. Vervalsing of misleiding met betrekking tot of verband houdend met de zaken of belangen van de County;
16. Het niet verkrijgen of behouden van een vereiste vergunning, certificering of kwalificatie;
B. Een redelijk vermoeden dat een werknemer buiten het terrein van de gemeente een wettige activiteit heeft ondernomen tijdens niet-werktijden, waarbij die activiteit een belangenconflict oplevert of lijkt op een belangenconflict met de functie van de werknemer, of verband houdt met een bona fide vereiste kwalificatie.
A. Van leidinggevenden wordt verwacht dat zij de prestaties van medewerkers continu monitoren. Prestatiebeheer kan bestaan uit mondelinge en/of schriftelijke coaching, het stellen van doelen, individuele gesprekken, prestatiebeoordelingen of corrigerende maatregelen.
B. Leidinggevenden overleggen met een HR-generalist voordat ze een algehele onvoldoende prestatiebeoordeling of corrigerende maatregel aan een medewerker opleggen.
C. Als een werknemer het niet eens is met een functioneringsbeoordeling of een corrigerende maatregel, kan hij of zij gebruikmaken van de probleemoplossingsprocedure.
A. Informele probleemoplossing:
1. IkAls een medewerker vragen, zorgen of bezwaren heeft met betrekking tot een werkgerelateerde kwestie, dient hij of zij dit met de leidinggevende te bespreken. De medewerker kan indien nodig ook contact opnemen met de HR-medewerker.
2. De supervisor luistert naar de zorgen van de werknemer en reageert adequaat. De supervisor overlegt zo nodig met de Generalist Human Resources.
3. Als dit informele proces het probleem niet oplost, kan de werknemer een formeel verzoek tot probleemoplossing indienen.
B. Formeel probleemoplossend verzoek:
1. Een formeel verzoek om probleemoplossing moet schriftelijk worden ingediend bij de besluitnemer of diens plaatsvervanger. Er is geen specifiek formulier vereist.
2. Het formele probleemoplossende verzoek moet:
a. worden geïdentificeerd als een formeel probleemoplossend verzoek;
b. het probleem of de zorg specifiek beschrijven; en
c. Geef aan welke oplossing wordt gezocht.
3. Het formele probleemoplossende verzoek moet worden ingediend binnen dertig kalenderdagen na de actie of beslissing die aanleiding heeft gegeven tot het probleemoplossend verzoek of de onbevredigende oplossing van het informele proces. Verzoeken die na dertig kalenderdagen worden ingediend, kunnen naar goeddunken van de besluitnemer in behandeling worden genomen.
4. De besluitnemer of diens plaatsvervanger zal de directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger raadplegen en een kopie van het formele verzoek tot probleemoplossing aan hem of haar verstrekken.
5. De besluitnemer of diens plaatsvervanger zal met de medewerker overleggen over het formele verzoek tot probleemoplossing. Deze bijeenkomst vindt plaats binnen tien werkdagen na ontvangst van het formele verzoek tot probleemoplossing, tenzij de directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger een verlenging goedkeurt. Het doel van deze bijeenkomst is dat de besluitnemer of diens plaatsvervanger informatie verzamelt van de medewerker over de kwesties die in het formele verzoek tot probleemoplossing aan de orde worden gesteld.
6. De besluitnemer of diens plaatsvervanger zal de werknemer binnen tien werkdagen na de formele bijeenkomst voor het oplossen van het probleem een schriftelijke beslissing verstrekken. De directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger moet de schriftelijke beslissing goedkeuren voordat deze aan de werknemer wordt verstrekt. De besluitnemer of diens plaatsvervanger moet met de werknemer overleggen om de schriftelijke beslissing te bespreken.
7. De beslissing van de beslisser of aangewezen persoon over het formele probleemoplossende verzoek is definitief.
A. Soorten ongewenste acties:
1. Schorsing: de tijdelijke plaatsing van een werknemer in een niet-betaalde, niet-dienstdoende status;
2. Onvrijwillige degradatie: de onvrijwillige plaatsing van een werknemer in een functie met een lagere schaal en/of een lager salaris om disciplinaire redenen; of
3. Ontslag: Het onvrijwillige vertrek van een werknemer uit dienst van de gemeente.
B. De supervisor die een ongewenste actie overweegt, moet een schriftelijke pre-ongewenste kennisgeving opstellen:
1. Identificatie van de werknemer;
2. De prestaties en/of het gedrag dat de basis vormt voor de mogelijke nadelige actie, inclusief relevante data, beleidsovertredingen en eventuele noodzakelijke uitleg van de impact op de bedrijfsvoering; en
3. De tijd en plaats voor een verplichte vergadering tussen de beslisser, Human Resources en de werknemer.
C. De Pre-Ongewenste Kennisgeving zal worden beoordeeld door de Human Resources Director of aangewezen persoon en het County Attorney's Office voordat deze aan de werknemer wordt verstrekt.
D. De kennisgeving van mogelijke negatieve gevolgen moet door de leidinggevende of een aangewezen persoon aan de werknemer worden overhandigd op een manier die redelijkerwijs garandeert en bevestigt dat de werknemer de kennisgeving heeft ontvangen.
E. De besluitnemer of diens gemachtigde kan de werknemer met behoud van loon verlof geven. tijdens het pre-adverse proces.
F. Tijdens het gesprek voorafgaand aan de disciplinaire maatregel krijgt de werknemer de gelegenheid om te reageren op de punten die in de kennisgeving van de disciplinaire maatregel worden genoemd. De HR-directeur of een door hem/haar aangewezen persoon zal het gesprek begeleiden en vastleggen.
G. Indien de werknemer zich op eigen kosten door een advocaat wil laten vertegenwoordigen, dient hij of zij de directeur Personeelszaken of een door hem of haar aangewezen persoon binnen de in de kennisgeving van voortijdige negatieve gevolgen vastgestelde termijn hiervan op de hoogte te stellen, zodat de districtsadvocaat of een door hem of haar aangewezen persoon aanwezig kan zijn.
H. Na de vergadering zal de besluitnemer alle relevante informatie in overweging nemen. Binnen een redelijke termijn na de vergadering zal de besluitnemer een schriftelijke kennisgeving van het besluit betreffende de negatieve maatregel uitbrengen. De schriftelijke kennisgeving van het besluit zal worden beoordeeld door de directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger en de districtsadvocaat of diens plaatsvervanger, en zal aan de werknemer worden bezorgd op een wijze die redelijkerwijs de ontvangst door de werknemer waarborgt en bevestigt. De schriftelijke kennisgeving van het besluit zal het volgende bevatten:
1. Een verklaring van de gronden voor de actie, inclusief bevindingen over de prestaties en/of het gedrag, relevante data, beleidsschendingen, eventuele noodzakelijke uitleg van de zakelijke impact en eventuele noodzakelijke geloofwaardigheidsbepalingen;
2. Een opgave van de te ondernemen actie;
3. De ingangsdatum van de actie;
4. Een verklaring dat de werknemer het recht heeft om te klagen over de nadelige actie, inclusief een specifieke verwijzing naar de County Klachtenprocedure hieronder.
5. Een kopie van dit beleid.
A. De klachtenprocedure is de manier waarop een werknemer een herziening kan aanvragen van een besluit van een besluitnemer betreffende een negatieve actie. De herziening van het besluit omvat de vraag of de besluitnemer een fout heeft gemaakt bij de toepassing van het beleid van de gemeente, dit beleid niet heeft toegepast, relevant bewijsmateriaal niet in overweging heeft genomen, irrelevant bewijsmateriaal in overweging heeft genomen en/of of de besluitnota de motivering voor het besluit onvoldoende uiteenzet.
B. De klacht moet schriftelijk worden ingediend bij de directeur Personeelszaken of diens plaatsvervanger en de besluitnemer.
1. De Klacht moet duidelijk vermelden:
A. de grond waarop de werknemer bezwaar maakt tegen het besluit tot nadelige actie omvat onder meer:
i. Een beleidstoepassingsfout of het onvermogen om beleid toe te passen in het proces van ongunstige maatregelen of het besluitvormingsproces.
ii. Relevant bewijsmateriaal of informatie waarmee geen rekening is gehouden bij het besluitvormingsproces.
iii. Irrelevant bewijs of informatie waarmee rekening is gehouden bij het besluitvormingsproces.
iv. De kennisgeving van het besluit geeft de motivering van het besluit onvoldoende weer.
B. het door de werknemer gevraagde besluit.
2. Tijdsperiode voor indiening:
A. Een klacht moet worden ingediend binnen zeven (7) dagen na ontvangst door de werknemer van de schriftelijke beslissing. Als de werknemer de Klacht niet binnen deze periode indient, wordt de Klacht als ontijdig beschouwd en wordt er vrijwillig afstand gedaan van de Klachtenrechten van de werknemer. Het indienen van een klacht zal de ingangsdatum van de nadelige actie niet vertragen of anderszins beïnvloeden.
b. Het niet tijdig indienen van een klacht kan worden kwijtgescholden indien de directeur Personeelszaken, of een door hem aangewezen persoon, vaststelt dat er sprake was van een onvoorziene omstandigheid die het tijdig indienen van de klacht heeft verhinderd.
3. Werkwijze:
a. De directeur Personeelszaken, of een door hem/haar aangewezen persoon, zal de klacht en alle aanvullende informatie waarover de directeur Personeelszaken, of een door hem/haar aangewezen persoon, beschikt, beoordelen om vast te stellen of de beslissing op een fout gebaseerd was of niet door het bewijsmateriaal wordt ondersteund. Zowel de werknemer als de besluitnemer, of een door hem/haar aangewezen persoon, zijn verplicht aan dit proces deel te nemen.
b. De directeur Personeelszaken of een door hem/haar aangewezen persoon zal binnen een redelijke termijn een schriftelijke beslissing nemen. In deze schriftelijke beslissing worden de in de klacht aangevoerde punten behandeld, met name de prestaties en/of het gedrag dat aan bod is gekomen in de procedure voorafgaand aan en tijdens de procedure voor het nemen van negatieve maatregelen.
- Als de beslissing is om de actie van de beslisser ongedaan te maken of te wijzigen, zal de beslissing een overzicht geven van alle acties die moeten worden ondernomen om de klacht op te lossen.
- In geen geval mag de Directeur Human Resources, of zijn aangestelde, een strengere maatregel opleggen dan die van de Beslisser.
- Indien de beslissing inhoudt dat de handeling van de besluitnemer wordt bevestigd, moet de schriftelijke beslissing de werknemer meedelen dat de beslissing definitief is.
_______________________________________
Kristin Stevens
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BOCC – Toestemmingsagenda – 12/23/2025)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)
Distributie:
Alle provinciale afdelingen en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)
CK/vhd
DATUM: 23 december 2025
INGANGSDUUR: Tot Vervangen
HERZIENINGSSCHEMA: Elk jaar in december, of indien nodig.
ANNULERING: Personeelsbeleid en -procedures: Corrigerende en negatieve maatregelen; klachtenprocedure; en probleemoplossingsproces; 24 september 2024
BEHUIZING(EN): Geen
REFERENTIE(S):
1. Personeelsbeleid en -procedure, 331.4, Arbeidsvoorwaarden
2. Personeelsbeleid en -procedure, 331.2, Werving, sollicitaties en indienstneming, Sectie VII, Werknemer voor bepaalde tijd
3. Handboek Bestuursbeleid: Beleid 3.2 - Behandeling van personeel
4. Benoemde functionarissen, Appendix A
5. Sanctiedocument voor HIPAA-schendingen
