331.6.24 - Familie- en medisch verlof
Bent u een werknemer van Larimer County? Bekijk al het beleid dat op u van toepassing is in PowerDMS.
DOEL: Dit beleid en deze procedure zijn bedoeld om Larimer County te helpen bij het naleven van de Family and Medical Leave Act (referentie A)
SCOPE: Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers (referentie C) van Larimer County en werknemers van het Office of the District Attorney, Eighth Judicial District, met uitzondering van gekozen functionarissen.
VERANTWOORDELIJKHEID: De directeur Human Resources beheert dit beleid.
SPECIFIEKE VEREISTEN: Geen
HERZIENINGSDEEL (Aanzienlijke wijzigingen ten opzichte van eerder beleid):
- Sectie III, C, 3
- Sectie VII, A
- Sectie VIII
- Sectie IX, B
- Sectie X, B en C (bijgewerkt 9/30/2021)
- Sectie XI
BELEID EN PROCEDURE:
De provincie biedt gezins- en medisch verlof (FML) aan werknemers die voldoen aan de wettelijke geschiktheidsvereisten onder federale statuten en voorschriften (referentie A), met de hieronder vermelde uitzonderingen. De algemene bepalingen met betrekking tot het gebruik van FML zijn uiteengezet in dit beleid en deze procedure. Besluitvormers en hun vertegenwoordigers zullen Human Resources raadplegen, aangezien er tal van voorschriften zijn die betrekking kunnen hebben op unieke situaties die niet specifiek in dit beleid worden behandeld.
II. IN AANMERKING KOMEN (bijlage 7): Om in aanmerking te komen voor FML, moeten County-werknemers:
A. gedurende 12 maanden of langer bij de provincie in dienst zijn geweest (niet noodzakelijkerwijs opeenvolgende maanden); EN
B. 1,250 uur of meer heeft gewerkt (inclusief overwerk maar exclusief betaalde vrije tijd) in de 12 maanden direct voorafgaand aan de eerste dag van het voorgestelde verlof; EN
C. Een FMLA-kwalificerende reden hebben voor het verlof zoals hieronder gedefinieerd.
III. GEZINS- EN MEDISCH VERLOF WORDT GEBRUIKT VOOR DE VOLGENDE DOELEINDEN:
A. Medisch verlof:
1. De "ernstige gezondheidstoestand" van een werknemer;
B. Verlof om gezinsredenen (referentie D):
1. Een "ernstige gezondheidstoestand" van de echtgenoot of ouder van de werknemer;
2. Een "ernstige gezondheidstoestand" van het kind van de werknemer jonger dan 18 jaar, of ouder als het kind invalide zoals gedefinieerd door de FMLA (referentie A);
3. Aanwezigheid van ouders bij de geboorte van een kind;
4. Ouderlijke zorg voor kind na geboorte of hechting (binnen een jaar na geboorte); en
5. Plaatsing van een kind bij de werknemer voor adoptie of pleegzorg (binnen een jaar na plaatsing).
C. In aanmerking komende militaire noodzaak en verlof van militaire verzorger:
1. In aanmerking komende werknemers kunnen recht hebben op FML voor elke "kwalificerende eis" die voortvloeit uit het feit dat de echtgenoot, zoon, dochter of ouder van een werknemer gedekte actieve dienst heeft of op de hoogte is gebracht van een dreigende oproep tot actieve dienst in de strijdkrachten zoals gedefinieerd door de FMLA (referentie A). De duur van dergelijk verlof is beperkt tot 12 weken in de periode van 12 maanden die is geselecteerd in het FML-beleid van de provincie. Een "kwalificerende eis" kan zijn:
a. implementaties op korte termijn;
b. militaire evenementen en aanverwante activiteiten;
c. kinderopvang en schoolactiviteiten;
d. financiële en juridische regelingen;
e. advisering;
f. rust en herstel; en
g. activiteiten na de uitzending.
2. In aanmerking komende werknemers die de echtgeno(o)t(e), zoon, dochter, ouder of naaste familie zijn van een gedekt servicelid, kunnen recht hebben op FML om voor het gedekte servicelid te zorgen. Een lid van de gedekte dienst is een huidig lid van de strijdkrachten, inclusief een lid van de Nationale Garde of Reserves, die een medische behandeling, herstel of therapie ondergaat, anderszins een poliklinische status heeft of anderszins op de lijst met gepensioneerden voor tijdelijke invaliditeit staat, voor een ernstige verwonding of ziekte. Voor een huidig dienstlid is een ernstig letsel of ziekte een ernstig letsel of ziekte die is opgelopen door een dienstlid in de lijn van zijn dienst in actieve dienst, waardoor het dienstlid medisch ongeschikt kan worden om de taken van zijn ambt, rang, rang of beoordeling uit te voeren . Een ernstige verwonding of ziekte omvat ook verwondingen of ziekten die bestonden vóór de actieve dienst van het dienstlid en die werden verergerd door dienst in de lijn van dienst in actieve dienst. Een dergelijke verwonding of ziekte moet het servicelid medisch ongeschikt maken om de taken van het ambt, de rang, rang of rating van het lid uit te voeren. De duur van dergelijk verlof, in combinatie met ander FML-kwalificerend verlof, is beperkt tot 26 weken in de periode van 12 maanden, gemeten vanaf de datum van het verlof.
3. In aanmerking komende werknemers, die de echtgenoot, zoon, dochter, ouder of naaste verwant zijn van een gedekte veteraan, kunnen recht hebben op FML om voor een gedekte veteraan te zorgen. Een gedekte veteraan is een veteraan die is ontslagen onder andere voorwaarden dan oneervol binnen de periode van vijf jaar voordat de werknemer voor het eerst verlof neemt om voor die veteraan te zorgen die medische behandeling, herstel of therapie ondergaat voor een ernstig letsel of ziekte.
Voor een veteraan is een ernstige verwonding of ziekte een ernstige verwonding of ziekte die is opgelopen door de veteraan in de lijn van dienst in actieve dienst in de strijdkrachten of die bestond vóór de actieve dienst van de veteraan en werd verergerd door dienst in de lijn van dienst in actieve dienst .
De duur van dergelijk verlof, in combinatie met ander medisch kwalificerend verlof voor het gezin, is beperkt tot 26 weken in de periode van 12 maanden die is geselecteerd in het FML-beleid van de provincie.
IV. DEFINITIE VAN EEN "ERNSTIGE GEZONDHEIDSOMSTANDIGHEID":
A. Een ernstige gezondheidstoestand is een ziekte, verwonding, beperking of lichamelijke of geestelijke aandoening waarbij ofwel een overnachting in een medische zorginstelling nodig is, ofwel een voortzetting van de behandeling door een zorgverlener voor een aandoening die de werknemer verhindert de taak uit te voeren. functies van het werk van de werknemer, of verhindert dat een gekwalificeerd familielid deelneemt aan school of andere dagelijkse activiteiten.
B. Een ernstig letsel of ziekte zoals eerder gedefinieerd onder Verlof van militairen en/of veteranenverzorgers.
V. UITSLUITINGEN VAN DE DEFINITIE VAN ERNSTIGE GEZONDHEIDSTOESTAND:
A. Vrijwillige of cosmetische behandelingen die niet medisch noodzakelijk zijn, tenzij intramurale ziekenhuiszorg vereist is.
B. Routinematige preventieve lichamelijke onderzoeken.
VI. DEFINITIE VAN VOORTDURENDE BEHANDELING DOOR EEN ZORGVERLENER:
A. Onder bepaalde voorwaarden kan aan de eis van voortgezette behandeling worden voldaan door een periode van arbeidsongeschiktheid van meer dan drie aaneengesloten volle kalenderdagen in combinatie met ten minste twee bezoeken aan een zorgverlener of één bezoek en een regime van voortgezette behandeling, of arbeidsongeschiktheid door zwangerschap of arbeidsongeschiktheid door een chronische aandoening. Andere voorwaarden kunnen voldoen aan de definitie van voortgezette behandeling.
A. Een werknemer moet voldoende informatie verstrekken om de behoefte aan een FML te ondersteunen, waaronder mogelijk een ingevuld certificeringsformulier. Raadpleeg bijlage 8 voor FML-processen en -procedures.
B. Voor ziekteverlof moet de zorgverlener van de werknemer de medische noodzaak van het verlof voor de werknemer of de noodzaak van verlof om voor een familielid te zorgen en/of de noodzaak van onderbroken verlof of een verkort werkrooster aantonen. Voor andere FML moet de werknemer de juiste documentatie indienen om de behoefte aan FML vast te stellen, zoals de hierboven vermelde certificeringsformulieren (bijlagen 2, 3, 4, 5 en 6).
C. Human Resources kan indien nodig contact opnemen met de zorgverlener van de werknemer voor opheldering of authenticatie van medische informatie. Een tweede medisch advies kan nodig zijn op kosten van de provincie. Documentatie die familierelatie, adoptie of pleegzorg bevestigt, kan ook vereist zijn.
D. Als de behoefte van de werknemer aan FML langer duurt dan een enkel verlofjaar, zal de provincie van de werknemer eisen dat hij in elk nieuw FML-verlofjaar een nieuwe medische verklaring overlegt.
VIII. VERPLICHT GEBRUIK VAN FML EN AFSTEMMING MET ANDER VERLOFBELEID:
A. Verplicht gebruik van FML: Alle werknemers die om welke reden dan ook afwezig zijn op het werk, moeten een passende vorm van verlof aanvragen. Een werknemer moet zijn direct leidinggevende voldoende informeren, zodat de leidinggevende de passende vorm van verlof kan bepalen. Als het aangevraagde verlof FML-kwalificerend is, moet het verlof van de werknemer worden aangemerkt als FML, naast ander van toepassing zijnd verlof zoals ziekteverlof, vakantieverlof, vakantieverlof of ziekteverlof zonder behoud van loon (SLWOP) (referentie B). Raadpleeg bijlage 8 voor FML-processen en -procedures.
B. Opname van opgebouwd betaald verlof:
1. Werknemers kunnen ervoor kiezen om opgebouwd verlof op te nemen tijdens FML. Zij moeten eerst ziekteverlof opnemen totdat het is opgebruikt. Nadat het ziekteverlof is uitgeput, kan de werknemer naar eigen goeddunken andere passende vormen van betaald verlof gebruiken. Verzoeken om vakantieverlof te gebruiken voor een medische afwezigheid wanneer het ziekteverlof van de werknemer niet is uitgeput, moeten worden beoordeeld en schriftelijk worden ondersteund door de directeur Human Resources of de aangewezen persoon. Als een werknemer ervoor kiest om FML onbetaald op te nemen, moet hij voor elke betaalperiode voldoende opgebouwd verlof gebruiken om de kosten van inschrijvingen voor uitkeringen, beslagleggingen of andere toepasselijke inhoudingen te dekken. Werknemers zijn niet verplicht om opgebouwd verlof op te nemen voordat ze gebruik maken van Sick Leave Without Pay (SLWOP).
2. Een beslisser kan afzien van het bovenstaande gedeelte met betrekking tot vrijwillig gebruik van betaald verlof. Om zich af te melden, moet een beslisser een intern beleid vaststellen waarin de redenen voor het verplichte gebruik van opgebouwd betaald verlof en de manier waarop het interne beleid zal worden gebruikt, worden behandeld. Een beslisser moet overleggen met de directeur Human Resources, of aangewezen persoon, als onderdeel van dit interne beleidsontwikkelingsproces.
C. Als een werknemer ervoor kiest om geen betaald verlof op te nemen terwijl hij op FML is of als zijn betaald verlofsaldo is opgebruikt voor het einde van zijn verlof, wordt verlof gemarkeerd als Ziekteverlof zonder salaris (SLWOP) op zijn urenstaat.
IX. HOEVEEL VERLOF BESCHIKBAAR:
A. In aanmerking komende werknemers hebben recht op het opnemen van maximaal 12 werkweken van FML binnen een periode van 12 maanden, afhankelijk van de reden voor het verlof. Werknemers die gedurende een enkele periode van 12 maanden verlof aanvragen om te zorgen voor een gedekte militair met een ernstig letsel of ziekte, hebben recht op maximaal 26 werkweken FML (militair zorgverlof).
Om te bepalen hoeveel FML beschikbaar is voor een werknemer, wordt een voortschrijdende cyclus van 12 maanden achterwaarts gemeten gebruikt.
B. Gehuwde werknemers die beiden in dienst zijn van de provincie en die verlof opnemen voor de geboorte van een kind, plaatsing van een kind door adoptie of voor pleegzorg, of om te zorgen voor de ouder van een werknemer met een ernstige gezondheidstoestand, zijn volgens de FMLA beperkt tot een gecombineerd totaal van 12 weken verlof. Als een of beide werknemers extra verlof moeten opnemen vanwege hun eigen ernstige gezondheidstoestand of om voor hun partner of kind te zorgen, kunnen ze extra verlof opnemen onder de FMLA, op voorwaarde dat ze een resterend FML-saldo hebben.
C. Werknemers kunnen verlof opnemen in een tijdsblok of met tussenpozen zoals gedocumenteerd in de medische verklaring.
A. Verzekeringsvoordelen:
1. De provincie blijft de eventuele verzekeringspremies betalen die zij normaal betaalt voor de werknemer op FML.
2. De werknemer moet de verzekeringspremies die hij normaal betaalt, indien van toepassing, blijven betalen terwijl hij op FML zit.
3. De werknemer kan ervoor kiezen de verzekering te beëindigen om premiebetaling tijdens verlof te voorkomen; de werknemer moet Human Resources echter op de hoogte stellen voordat de betalingen worden gestaakt.
4. Bij het niet betalen van premies vervallen de dekkingen en kan de werknemer aansprakelijk worden gesteld voor gemaakte medische kosten.
B. Tijdens de FML blijven werknemers ziekte- en vakantieverlof opbouwen tegen hetzelfde opbouwpercentage als ze gedurende ten minste de helft van een loonperiode een betaalde status hebben.
C. Werknemers ontvangen vakantieverlof voor alle feestdagen die door de provincie worden waargenomen terwijl de werknemer op FML zit als ze gedurende ten minste de helft van een loonperiode een betaalde status hebben.
D. Werknemers ontvangen onvoorwaardelijke loonsverhogingen tijdens hun FML.
A. Voor werknemers die terugkeren uit FML vanwege hun eigen ernstige gezondheidstoestand, moet een werkhervattingsbericht van de zorgverlener van de werknemer worden ingediend bij de personeelsverlofspecialist voordat de werknemer weer aan het werk gaat. Bovendien kan van een werknemer worden verlangd dat hij een geschiktheidscertificaat overlegt voordat hij weer aan het werk gaat. Het niet verstrekken van deze documenten kan leiden tot een vertraging van de werkhervatting van de werknemer.
B. Wanneer een werknemer terugkeert van FML, moet deze worden hersteld in dezelfde functie of in een gelijkwaardige functie.
C. Als een werknemer zijn beschikbare FML heeft uitgeput en niet in staat is om weer aan het werk te gaan, moet de werknemer toestemming vragen voor extra verlof bij de beslisser of aangewezen persoon (referentie B).
D. "Sleutelmedewerkers" mogen niet in hun functie worden hersteld als dit aanzienlijke en ernstige economische schade zou toebrengen aan het district.
1. Een "sleutelmedewerker" behoort tot de best betaalde tien procent van alle werknemers in dienst van Larimer County. Als de werknemer wordt beschouwd als een "sleutelmedewerker" van de County, wordt dit aangegeven op het FML-formulier voor kennisgeving van geschiktheid en rechten en verantwoordelijkheden (bijlage 1).
2. Herstel van "sleutelmedewerkers" zal geval per geval worden beoordeeld door Human Resources.
De medische informatie van FML is vertrouwelijk en wordt apart van andere personeelsinformatie opgeslagen.
A. De FMLA maakt het voor Larimer County onwettig om:
1. De uitoefening van enig recht onder de FMLA belemmeren, beperken of weigeren.
2. Ontslaan of discrimineren van een persoon die zich verzet tegen een praktijk die onwettig is gemaakt door de FMLA of voor betrokkenheid bij een procedure onder of in verband met de FMLA.
B. Een werknemer kan een klacht indienen bij het Amerikaanse ministerie van Arbeid of een privérechtszaak aanspannen tegen Larimer County.
C. De FMLA heeft geen invloed op enige federale of staatswet die discriminatie verbiedt, of vervangt enige staats- of lokale wet of collectieve arbeidsovereenkomst die meer rechten op gezins- of ziekteverlof biedt.
_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BOCC – Toestemmingsagenda – 02/07/2023)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)
Distributie:
Alle County Department en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)
CK/vl
DATUM: 7 februari 2023
INGANGSDUUR: Tot Vervangen
BEKIJK SCHEMA: Elke drie jaar in januari, of indien nodig
ANNULERING: Personeelsbeleid en -procedure 331.6.24I; 26 oktober 2021
BEHUIZINGEN:
REFERENTIES:
A. Family and Medical Leave Act
B. Personeelsbeleid en -procedure 331.6, Voordelen
C. Handboek van bestuursbeleid; 3.2 – Behandeling van Personeel
D. Colorado Family Care Act (CO HB 13-1222)
Afdeling Human Resources
UUR: Maandag - vrijdag, 8:00 - 4:30 uur
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
Postbus 1190, Fort Collins, CO 80522
TELEFOON: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
E-mail Personeelszaken
E-mail Benefits-team
