Besturen, commissies, raden, commissies en taakgroepen van Larimer County

BELEID EN PROCEDURES VAN LARIMER COUNTY

ADMINISTRATIEF BELEID EN PROCEDURE 100.1K

ONDERWERP: LARIMER COUNTY BESTUUR, COMMISSIES, RADEN, COMITÉS EN TASKKRACHTEN

DATUM: 1 februari 2024

INGANGSDUUR: Tot Vervangen
HERZIENINGSSCHEMA: Elke zes jaar in januari, of indien nodig

ANNULERING: Administratief beleid en procedure l00.1J; 31 januari 2022

REFERENTIES:

DOEL: Om een uniform beleid en procedureproces vast te stellen voor de besturen, commissies, raden, commissies en taakgroepen van Larimer County (referentie A); en referentie bieden voor crosstraining en het opleiden van nieuw personeel.

SCOPE: Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle vrijwilligersraden, commissies, raden, commissies en taakgroepen die lid zijn van de County-gemeenschap en op het betreffende personeel dat de functies van deze entiteiten ondersteunt (referentie B). Dit beleid en deze procedure zijn niet van toepassing op interne personeelscomités, taakgroepen of ad-hocwerkgroepen, of de County Retirement Board.

VERANTWOORDELIJKHEID: Het administratief personeel van de commissarissen, de districtsmanager en de assistent-provinciemanager zijn verantwoordelijk voor de implementatie van dit beleid en deze procedure.

SPECIFIEKE VEREISTEN: (Voor de doeleinden van dit beleid en deze procedure verwijst de term "Bestuur" naar elk bestuur, commissie, raad, commissie, taakgroep of enige andere vrijwilligersgroep van gemeenschapsleden die Larimer County dienen.)

Het Commissioners' Office zal vacatures in het bestuur publiceren om een gevarieerde groep gekwalificeerde kandidaten te werven (Deel III, A: Werving).
Voor de meeste districtsbesturen zal de Board of County Commissioners benoemingen doen vóór het begin van de ambtstermijn die op 1 juli begint. Benoemingen in de Agricultural Advisory Board, Behavioral Health Boards, Fair Board en Solid Waste Policy Council zullen plaatsvinden vóór het begin van de termijn op 1 december. Benoemingen in het Red Feather Lakes Planning Advisory Committee, Rodeo Board en het Weld/Larimer Revolving Loan Fund zullen plaatsvinden vóór het begin van de termijn die op 1 januari begint (Sectie II, B: Voorwaarden). Als er vóór het begin van een termijn geen benoeming is gedaan, zal de Raad van County Commissioners zo snel mogelijk een benoeming doen.
De Raad van County Commissioners zal periodiek een evaluatie van de raden uitvoeren.
De Board of County Commissioners waardeert de bijdragen van de bestuursleden en kan jaarlijks een erkenningsevenement organiseren (sectie XIII).

HERZIENINGSDEEL (Significante veranderingen ten opzichte van eerder beleid):

Meerdere grammaticale wijzigingen en kleine verduidelijkingen van de formulering
Referenties (bijgewerkt)
Sectie IE
Sectie II.A.3 (toegevoegd)
Sectie II.G
Sectie II.H
Sectie III.E
Sectie IV.C
Sectie VII.A
Sectie IX.F
Sectie XIII
Sectie XVI
Sectie XV
Sectie XVII
Sectie XVIII.E
Gedragscode van Larimer County Boards and Commissions (toegevoegd als addendum)

BELEID EN PROCEDURE:

OPMERKING: In gevallen waarin federale of staatsvoorschriften en wetten verschillen vanuit dit beleid/de procedure zullen de federale en staatswetten en -regelgeving worden ondersteund.

DEFINITIES:
1. BESTUURSTYPEN: De districtsbesturen hebben verschillende rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het is belangrijk dat medewerkers en bestuursleden de rol, verantwoordelijkheid en het gezag van hun bestuur volledig begrijpen, zoals hieronder gedefinieerd (referentie B):
  1. Adviesraad: Een adviesraad fungeert als een doorlopend forum van vrijwilligers die de Raad van County Commissioners en/of een verzoekende County-afdeling adviseren en bijstaan, en hen voorzien van technisch en niet-technisch advies over kwesties. De adviesraden zijn niet bevoegd om namens de provincie besluiten te nemen. De Board of County Commissioners zal de inbreng van adviesraden en andere leden van de gemeenschap in overweging nemen bij het nemen van beslissingen en kan al dan niet actie ondernemen die in overeenstemming is met het advies van de raad. Adviesraden mogen niet namens de provincie spreken of onafhankelijke standpunten innemen over kwesties met het publiek of de pers. Hun doel is uitsluitend het adviseren van de Board of County Commissioners of de verzoekende afdeling.
    1. Samenstelling Adviesraad: Dit type adviesraad wordt gebruikt om input van de gemeenschap te vragen over een kwestie of provinciaal programma. Het lidmaatschap van deze adviesraden moet een brede basis hebben en de demografische en geografische diversiteit van de gemeenschap vertegenwoordigen.
    2. Content Advies Adviesraad: Dit type adviesraad geeft inhoudelijk advies aan de Board of County Commissioners of de County Department om te helpen bij besluitvormingsprocessen. Gevarieerde belangen en meningen worden aangemoedigd, en het bestuur kan worden gevraagd specifieke voorstellen en producten te ontwikkelen ter overweging door de Raad van County Commissioners of de County Department. De leden die zijn geselecteerd om in deze adviesraden zitting te nemen, bieden een breed scala aan input en gespecialiseerde expertise. Deze adviesraden moeten voor zover mogelijk demografisch representatief zijn voor de gemeenschap.
    3. Werkgroep: Dit type adviesraad kan zowel het advies- als het inhoudelijke type bestuur weerspiegelen en is verder belast met de uitvoering van een project of programma. Een voorbeeld van een werkraad is de Larimer County Fair Board, die de Board of County Commissioners adviseert over beleidskwesties die verband houden met de County Fair, maar ook verantwoordelijk is voor het organiseren, beheren en uitvoeren van de County Fair.
  2. Quasi Judicial Board: Sommige boards zijn gedefinieerd in de staatsstatuten en hebben bepaalde wettelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zoals aangewezen door de wet. Vaak hebben deze raden de bevoegdheid om formele hoorzittingen te houden, getuigenissen te aanvaarden en beslissingen te nemen. Deze beslissingen kunnen al dan niet onderworpen zijn aan toetsing door de Board of County Commissioners. Leden van deze raden moeten zich bewust zijn van het beschermen van het onpartijdige, quasi-juridische karakter van de raad en zijn formele hoorzittingen. De activiteiten van deze raden zijn beperkt tot de bevoegdheden die bij wet of specifiek zijn verleend door de Board of County Commissioners.
  3. Besluitvormingsraad: Besluitvormingsraden hebben de bevoegdheid, hetzij statutair, hetzij zoals verleend door de Raad van County Commissioners, om beslissingen te nemen zoals, maar niet beperkt tot, het goedkeuren van verzoeken en sollicitaties, het toewijzen van middelen, het aanwerven of ontslaan van werknemers of het aannemen van regelgeving. De specifieke bevoegdheid van elke besluitvormende raad wordt gedefinieerd in het staatsstatuut of in de statuten van de raad, zoals goedgekeurd door de Board of County Commissioners.
  4. Taskforce: Taskforces zijn speciale ad-hocpanels die door de Board of County Commissioners zijn opgericht voor een specifiek project of een specifieke taak. Taskforces hebben een beperkte duur en zijn niet doorlopend. De verantwoordelijkheden van de taskforce zullen worden aangewezen bij besluit van de Raad van County Commissioners op het moment dat de Raad toestemming geeft voor de oprichting van de taskforce. De Raad van County Commissioners zal bij het nemen van beslissingen rekening houden met de inbreng van taskforces en andere leden van de gemeenschap en kan al dan niet actie ondernemen die in overeenstemming is met het advies van de leden van de taskforce. Taskforces mogen niet namens de provincie spreken, en zijn opgericht om de Raad van County Commissioners te adviseren, en mogen geen onafhankelijke standpunten innemen over kwesties met het publiek of de publieke media.
2. COMMISSARIS LIAISON: De County Commissioner(s) toegewezen aan het bestuur (referentie B).
3. PERSONEELSLIAISON: Een provinciale staffunctie die verantwoordelijk is voor de coördinatie en communicatie met de bestuursleden en de commissariscontact(en), en de dagelijkse ondersteuning van het bestuur.
4. VERANTWOORDELIJKE OFFICIEEL: Elk bestuur moet een verantwoordelijke County Official toegewezen krijgen aan het bestuur (referentie B). De verantwoordelijke functionaris is verantwoordelijk voor het bestuursbudget en de algemene activiteiten van het bestuur. De verantwoordelijke functionaris kan een gekozen functionaris zijn, of een benoemde directeur van een servicegebied, of afdelings- of divisiehoofd. Indien het bestuur meerdere districtsafdelingen adviseert, zal één persoon optreden als de verantwoordelijke functionaris.
5. ADMINISTRATIEF CONTACT: Een provinciale staffunctie die verantwoordelijk is voor het assisteren van de Staff Liaison bij het coördineren van de dagelijkse ondersteuning van het bestuur.
VOORWAARDEN:
De volgende beperkingen zijn van toepassing op het lidmaatschap van een bestuur of commissie:
1. Tenzij anders bepaald door federale regelgeving of staatsstatuten, mag geen enkel bestuurslid meer dan twee opeenvolgende termijnen of zes opeenvolgende jaren in een bestuur zetelen, afhankelijk van welke termijn het langst is, tenzij dit wordt overwogen en goedgekeurd door de Raad van County Commissioners. Een dergelijk verzoek om een uitzondering voor de Raad van County Commissioner zal gebaseerd zijn op buitengewone omstandigheden, waaronder zaken als: herhaalde aanwervingen hebben geen nieuwe gekwalificeerde kandidaten opgeleverd; herbenoeming is noodzakelijk om een quorum te bereiken om zaken te doen; de kandidaat brengt specifieke vaardigheden, ervaring of achtergrond mee; de kandidaat vertegenwoordigt een ondervertegenwoordigde groep, en geen enkele andere sollicitant voorziet in die behoefte. Daarnaast gelden de volgende uitzonderingen:
  1. Leden die “ambtshalve” fungeren en eventuele staffuncties in de Flood Review Board, Community Corrections Advisory Board, Retirement Board, Board of Appeals, Board of Health, Rodeo Board en leden van de Fair Board die na voltooiing van hun eerste termijn , kan zich herbenoemen voor een tweede en derde volledige termijn van drie jaar.
  2. In het geval dat een individu de nog niet verstreken termijn van een bestuurslid vervult, zal die nog niet verstreken termijn niet als een volledige termijn worden geteld, behalve in het geval van de Fair Board, waar de voltooiing van een gedeeltelijke termijn zal worden beschouwd als de eerste volledige termijn. termijn van het nieuw benoemde Fair Board-lid.
  3. Jeugdleden van 18 jaar of ouder kunnen, naar goeddunken van de commissaris, tot stemgerechtigde leden van een bestuur worden benoemd voor een termijn van maximaal één jaar. De termijnen kunnen naar goeddunken van het bestuur worden verlengd.
2. De meeste districtsbesturen hebben hun termijnen van drie jaar gespreid, beginnend op 3 juli en eindigend op 1 juni, met de volgende uitzonderingen: de Agricultural Advisory Board, de Behavioral Health Boards, Fair Board en Solid Waste Policy Council, waarvan de termijnen beginnen op 30 december en eindigen op 1 november; het Red Feather Lakes Planning Advisory Committee, Rodeo Board en het Weld/Larimer Revolving Loan Fund, waarvan de termijnen beginnen op 30 januari en eindigen op 1 december.
3. Benoemingen op posities die tussentijds vacant worden, kunnen op elk moment worden gedaan of kunnen worden uitgesteld tot de reguliere termijn, naar goeddunken van de Board of County Commissioners.
4. Voor het personeel dat wordt aangesteld ter ondersteuning van de districtsbesturen geldt geen enkele termijnbeperking.
5. Tenzij anders bepaald door federale regelgeving of staatsstatuten, dienen bestuursleden naar genoegen van de Board of County Commissioners, hebben ze geen eigendomsbelang of recht op hun lidmaatschap of ambt, en kunnen ze op elk moment om welke reden dan ook worden ontslagen door de Board of County. Commissarissen.
6. Het regelmatig bijwonen van vergaderingen is belangrijk om ervoor te zorgen dat elk districtsbestuur over een quorum en diverse inbreng beschikt en zijn taken kan uitvoeren. Van bestuursleden wordt verwacht dat zij regelmatig de vergaderingen bijwonen en voorkomen dat zij meerdere opeenvolgende vergaderingen of meer dan (4) vergaderingen binnen een kalenderjaar missen.
7. Het kan voorkomen dat de Raad van County Commissioners de werking of vergadering van een bestuur of commissie moet annuleren, opnieuw plannen, opschorten of beëindigen (tenzij de wet dit niet anders vereist) vanwege personeelsbezetting, middelen of andere provinciale zorgen. Leden worden zo snel als redelijkerwijs gezien de specifieke omstandigheden op de hoogte gebracht.
WERVING:
1. De provincie waardeert gelijkheid, diversiteit en inclusiviteit en vindt de stemmen van traditioneel ondervertegenwoordigde bevolkingsgroepen van cruciaal belang voor de kracht en meest effectieve werking van vrijwilligersraden.
2. Het Commissioners' Office zal vacatures in het bestuur bekendmaken in verschillende nieuwskanalen, waaronder persberichten, de website van de provincie, sociale-mediaplatforms en via andere methoden die nodig zijn om diverse bevolkingsgroepen en alle inwoners te bereiken. Aanvragen zijn beschikbaar op de website van de provincie, in het kantoor van de commissaris en op verzoek via elektronische post en Amerikaanse post.
3. Het districtspersoneel en de huidige bestuursleden worden aangemoedigd om kandidaten te helpen werven, vooral wanneer specifieke doelgroepen of expertise vereist zijn.
4. AANVRAGEN: Leden van de gemeenschap die geïnteresseerd zijn in een functie in een bestuur, en huidige bestuursleden die geïnteresseerd zijn in een nieuwe termijn, moeten een aanvraag indienen vóór de deadline voor aanmelding, zoals vermeld op de website van de provincie op https://www.larimer.gov/boards. Aanvragen bij maximaal drie besturen kunnen door dezelfde aanvrager tegelijk worden ingediend. Naar goeddunken van de Board of County Commissioners kunnen er speciale regelingen worden getroffen voor het indienen van een aanvraag voor bestuursfuncties voor mensen met ervaring of uit traditioneel ondervertegenwoordigde groepen.
5. SUBSIDIABILITEIT: De geschiktheid voor een bestuur wordt gedefinieerd in de statuten van dat bestuur. Behalve door bijzondere omstandigheden zoals goedgekeurd door de Board of County Commissioners, zullen alle leden van een county board legale inwoners van Larimer County zijn. Vanwege tijdgebrek en om meer gemeenschapsleden de kans te geven om te dienen, kan een individu slechts in één bestuur tegelijk dienen.
SELECTIE PROCES: De Raad van County Commissioners zal op zoek gaan naar gekwalificeerde personen, met gender- en culturele diversiteit, geografische vertegenwoordiging en een breed scala aan standpunten, speciale interesse en expertise. Huidige bestuursleden kunnen assisteren bij de rekrutering van nieuwe leden, maar mogen geen screening, sollicitatiegesprekken of aanbevelingen voor benoemingen doen, tenzij de Raad van County Commissioners hier specifiek om verzoekt.
1. Benoemingen in de districtsbesturen gebeuren als volgt:
  1. De Commissioner Liaison(s) van het bestuur of hun aangewezen persoon zullen de aanvragen beoordelen en de kandidaten selecteren die zij willen interviewen;
  2. De stafcontactpersoon en de bestuursvoorzitter van het bestuur kunnen door de commissariscontactpersoon worden uitgenodigd om de gesprekken bij te wonen;
  3. De Board of County Commissioners of hun aangewezen persoon kan referentie- of antecedentenonderzoek bij aanvragers uitvoeren om er zeker van te zijn dat aan de lidmaatschapsvereisten wordt voldaan. Dergelijke antecedentenonderzoeken zullen niet worden uitgevoerd zonder de geïnformeerde toestemming van de aanvrager;
  4. Aanbevelingen van het interviewteam zullen worden gedaan aan de Raad van County Commissioners, die de benoeming(en) formeel zal overwegen en goedkeuren in een openbare vergadering over administratieve zaken.
2. Zittende bestuursleden die voor herbenoeming in aanmerking komen, zullen door het Commissariaat worden benaderd om hun belangstelling voor herbenoeming te beoordelen. Leden die zich voor herbenoeming aanmelden, worden samen met alle andere kandidaten in behandeling genomen. Gevestigde bestuurders kunnen naar eigen goeddunken worden geïnterviewd door de Raad van County Commissioners.
3. Door een benoeming in een districtsbestuur te aanvaarden, stemt de aanvrager ermee in zich te houden aan dit beleid, de gedragscode en de statuten van het bestuur. Elk bestuurslid dat de voorwaarden van dit beleid, de Gedragscode of de statuten van het bestuur waarin hij of zij is benoemd, schendt, kan worden gevraagd ontslag te nemen of kan door de Raad van County Commissioners uit het bestuur worden verwijderd.
KENNISGEVING: Het bureau van de commissarissen zal contact opnemen met sollicitanten die zijn geselecteerd voor een gesprek door de liaison(s) van de commissaris. Het Commissioners' Office zal alle sollicitanten, inclusief gevestigde exploitanten die om herbenoeming verzoeken, op de hoogte stellen van de status van hun sollicitatie.
VACATURES:
1. Het Commissioners' Office bewaart alle aanvragen een jaar lang. Als er in de loop van het jaar vacatures ontstaan, kunnen deze worden ingevuld vanuit de huidige lijst met sollicitanten en/of door de vacatures bekend te maken. Voor moeilijk te werven besturen kunnen sollicitaties twee jaar bewaard worden.
2. Ontslag uit een bestuur moet schriftelijk worden gericht aan de Raad van County Commissioners.
PLAATSVANGERS VAN BESTUUR, COMMISSIE OF TASKFORCE:
1. Bij geen enkel districtsbestuur zijn leden aangewezen als plaatsvervangers, met uitzondering van de Board of Adjustment, die dit mag doen volgens Colorado State Statute 30-28-117. Alle leden, met uitzondering van degenen die zijn aangewezen als geassocieerde leden, hebben volledig lidmaatschap en stemrecht in alle districtsbesturen.
2. Als federale of staatsregelgeving vervangingen voor Sectie VII, A verlangt, wordt afgezien.
3. Plaatsvervangende en niet-stemgerechtigde leden van een bestuur die regulier lid willen worden, moeten een aanvraag ter overweging indienen bij de Board of County Commissioners op https://www.larimer.gov/boards.
PERSONEELSONDERSTEUNING: Personeelsondersteuning is beschikbaar voor bestuursleden door de verantwoordelijke functionaris, stafcontactpersoon en administratief contact die aan elk bestuur zijn toegewezen.
1. Het is de verantwoordelijkheid van de Raad van County Commissioners, in coördinatie met de verantwoordelijke ambtenaar en de stafcontactpersoon, om te voorzien in de noodzakelijke begroting en andere middelen voor elke raad om de hem toegewezen taken uit te voeren.
2. Het is de verantwoordelijkheid van de Personeelscontactpersoon om ervoor te zorgen dat het bestuur over adequate en redelijke personeelsondersteuning beschikt binnen de gebudgetteerde middelen.
3. Personeelscontactpersonen, verantwoordelijke functionarissen en administratieve contactpersonen zullen geen lid zijn van het bestuur waaraan zij zijn toegewezen, met uitzondering van de Community Corrections Advisory Board en de Flood Review Board, als de commissarissen een County-werknemer als bestuurslid hebben benoemd.
4. Het is de verantwoordelijkheid van de Staff Liaison om de aanwezigheid van de Commissioners Liaison op een geplande bestuursvergadering te verzoeken door contact op te nemen met de Business Operations Manager van het Commissioners' Office. De Staff Liaison stuurt de Commissioner Liaison de agenda van de vergadering voorafgaand aan de geplande vergadering.
5. Personeelscontactpersonen zullen eventuele overtredingen van de aanwezigheidsvereisten melden aan de Raad van County Commissioners voor beoordeling en overweging.
PERSONEELSVERBINDING: Aan elk bestuur wordt een stafcontactpersoon toegewezen, en sommige besturen kunnen ook een administratief contactpersoon hebben wiens rol en verantwoordelijkheden het volgende zijn:
1. Het bieden van dagelijkse ondersteuning aan het bestuur; communiceren en coördineren met bestuursleden, commissaris(sen) en personeel van het bureau van de commissarissen;
2. Plan indien nodig vergaderingen, locatiebezoeken en speciale evenementen; effectieve bestuursvergaderingen houden en ervoor zorgen dat aan alle vereisten van de wet op openbare vergaderingen wordt voldaan, inclusief ADA-vereisten en procedures voor openbaar commentaar.
  1. Zorg ervoor dat er zitplaatsen voor het publiek, gescheiden van het bord, beschikbaar zijn voor alle leden van het publiek die aanwezig zijn.
  2. Als er een openbare commentaarperiode is gepland, zorg er dan voor dat deze op de agenda wordt vermeld, stel tijdslimieten in en stuur eventuele verzoeken om actie van de provincie door naar de Commissiecontactpersoon als deze niet aanwezig is.
3. Voorbereiden (in overleg met de bestuursleiding en Commissioner Liaison, indien van toepassing) en posten agenda's van vergaderingen, inclusief een online link naar virtuele vergaderingen en notulen naar de webpagina van het bestuur;
4. Begrijp en zorg ervoor dat het bestuur in overeenstemming met dit beleid handelt; de rol en het gezag van het bestuur begrijpen (dat wil zeggen adviserend, besluitvormend, quasi-rechterlijk) en ervoor zorgen dat het bestuur binnen zijn reikwijdte en in overeenstemming met zijn statuten opereert;
5. Assisteren bij de werving, selectie, oriëntatie en training van nieuwe bestuursleden;
6. Houd vergaderverslagen bij, inclusief de agenda's en notulen, in overeenstemming met de staatsstatuten met betrekking tot het bewaren van documenten. Personeelscontactpersonen zorgen ervoor dat de notulen worden bewaard volgens de bewaarhandleiding.
LIAISON VAN COMMISSARISSEN: Aan elk bestuur zijn commissariscontacten toegewezen (referentie B). De rol van de Commissioner Liaison is:
1. Communiceer indien nodig met het bestuur en fungeer als primair contact met de Raad van County Commissioners;
2. Sollicitaties beoordelen, kandidaten interviewen en aanbevelingen doen aan de Board of County Commissioners voor definitieve goedkeuring en benoeming van nieuwe en herbenoemde leden;
3. Woon geplande bestuursvergaderingen bij, indien beschikbaar en op verzoek van de stafcontactpersoon.
4. Stuur alle verzoeken die tijdens het openbaar commentaar worden ingediend door naar de commissarissen of naar het betreffende provinciale agentschap voor verdere actie en reactie.
ORIËNTATIE EN TRAINING: Personeelscontactpersonen zullen nieuwe bestuursleden voorzien van relevant materiaal om hen te helpen volledig functionerende leden van het bestuur te worden, inclusief een kopie van de statuten en een kopie van dit beleid en een kopie van de Gedragscode van de Larimer County Boards en Commissions. Personeelscontactpersonen zullen alle nieuwe leden informeren over de rol, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van het bestuur. Gevestigde bestuursleden worden aangemoedigd om hun ervaring en kennis met nieuwe leden te delen. Nieuwe leden worden aangemoedigd om de vergaderingen bij te wonen voordat hun ambtstermijn begint.
STATUTEN: Elk bestuur moet statuten aannemen die in overeenstemming zijn met dit beleid. Voorafgaand aan de vaststelling moet een kopie van de statuten naar het Commissioners' Office worden gestuurd voor beoordeling door het personeel. De statuten worden vastgesteld na goedkeuring door de Raad van County Commissioners. Dit beleid zal door middel van verwijzing worden opgenomen in de statuten van alle districtsbesturen. De statuten moeten een beschrijving bevatten van de doelstellingen, doelstellingen, plichten en taken van het bestuur, zoals gedefinieerd door de Raad van County Commissioners of de bevoegde County-afdeling. Alle districtsbesturen moeten hun statuten jaarlijks herzien en eventuele updates of herzieningen ter beoordeling en goedkeuring voorleggen aan de Board of County Commissioners.
HERKENNING: De Board of County Commissioners waardeert de bijdragen van bestuursleden en kan een jaarlijkse erkenningsactiviteit organiseren om alle leden en hun bijdrage aan Larimer County te erkennen. De Board of County Commissioners kan een bedankbrief sturen naar alle vertrekkende bestuursleden.
EIGENDOM VAN INTELLECTUEEL EIGENDOM:
1. Alle documenten, artikelen, rapporten, correspondentie, aanbevelingen of andere producten geproduceerd door een districtsbestuur zijn het exclusieve eigendom van de Larimer County Board of County Commissioners.
2. Geen enkel bestuur of bestuurslid mag auteursrechten uitoefenen of op enige andere wijze eigenaar worden van documenten, artikelen, aanbevelingen of andere producten die door het bestuur zijn geproduceerd.
3. Alle documenten en correspondentie die worden geproduceerd als onderdeel van de reguliere werkzaamheden van een districtsbestuur zijn onderworpen aan hetzelfde beleid inzake open documenten dat van toepassing is op alle districtsdocumenten en correspondentie.
4. Alle documenten en publicaties van elk districtsbestuur moeten duidelijk worden geïdentificeerd als behorend tot of afkomstig uit Larimer County en moeten voldoen aan de Larimer County Logo Guidelines in Administrative Policy and Procedure 100.10 (referentie D).
INFORMATIE INDIENEN AAN DE RAAD VAN PROVINCIECOMMISSARISSEN:
1. Informatie die ter overweging wordt ingediend bij de Raad van County Commissioners moet door de Staff Liaison van de raad worden ingediend bij de County Manager, waaronder:
  1. Doelstelling Ckorte en bondige uiteenzetting van de kwestie
  2. Samenvatting van het probleem/probleem/verzoek - inclusief eventuele voorgeschiedenis met de Board of County Commissioners of een ander districtsbestuur, indien van toepassing
  3. Voorstel - voorgestelde oplossing of kans
  4. voordelen
  5. Nadelen
  6. Gevraagde actie - specifieke actie gevraagd aan de Raad van County Commissioners (bijv. goedkeuring, financiering, personeelsbezetting, enz.)
  7. Potentieel betrokken belang(en) - groepen, individuen of organisaties die betrokken zijn bij of geïnteresseerd zijn in het probleem/de kwestie/het verzoek
  8. Niveau van publieke belangstelling en participatie
OPEN VERGADERINGEN: Alle vergaderingen en acties van een districtsbestuur moeten volledig in overeenstemming zijn met de staatsstatuten die openbare bijeenkomsten regelen. Het is de verantwoordelijkheid van de stafcontactpersoon om op de hoogte te zijn van de wetten op openbare vergaderingen en ervoor te zorgen dat de agenda's en notulen van vergaderingen tijdig en in overeenstemming met dit beleid worden geplaatst. Deze bepaling is niet bedoeld om van een bestuur te eisen dat het de statuten van openbare vergaderingen naleeft als het niet voldoet aan de wettelijke vereisten om dat te doen.
BESLUITVORMING:
1. Alle acties, aanbevelingen of discussies van een districtsbestuur zullen beperkt blijven tot de missie en gedefinieerde taken van het bestuur, zoals beschreven in de goedgekeurde statuten.
2. Alle districtsbesturen die publieke participatieprocessen uitvoeren, zullen de richtlijnen volgen die zijn aangenomen voor publieke participatie in het Beleid inzake publieke participatie van de Board of County Commissioners (referentie E).
3. Het is de verantwoordelijkheid van de Staff Liaison om het bestuur bij te staan in zijn besluitvormingsproces en om nieuwe en bestaande leden te informeren over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur en zijn leden. Personeelscontactpersonen mogen geen overmatige invloed uitoefenen tijdens het besluitvormingsproces, maar moeten ervoor zorgen dat de besluiten van het bestuur in overeenstemming zijn met de opdracht die is uitgevaardigd en goedgekeurd door de Raad van County Commissioners.
COMPENSATIE EN VERGOEDING:
1. COMPENSATIE: Leden van de gemeenschap die zitting hebben in districtsbesturen doen dit als vrijwilligers (referentie C). Er zal geen financiële compensatie of onkostenvergoeding plaatsvinden, behalve zoals hieronder vermeld, voor vrijwilligers in welk bestuur dan ook.
2. MILEAGE: Bestuursleden kunnen om vergoeding vragen voor kilometers of andere transportkosten om een bestuursfunctie bij te wonen als het lid meer dan vijftien kilometer van zijn woonplaats moet reizen. Kilometers worden vergoed volgens het tarief dat is vastgelegd in de federale regelgeving voor vrijwilligers. De verantwoordelijke functionaris is verantwoordelijk voor het goedkeuren van kilometervergoedingen voor besturen binnen het budget dat wordt verstrekt door de Board of County Commissioners.
3. MAALTIJDEN: Maaltijden kunnen worden verstrekt als onderdeel van de reguliere bestuursvergaderingen, zoals begroot.
4. KOSTEN: Bestuursleden kunnen worden vergoed voor eigen gemaakte kosten die verband houden met de werkzaamheden van het bestuur, op voorwaarde dat de uitgaven vooraf zijn begroot door de Raad van County Commissioners en zijn goedgekeurd door de verantwoordelijke ambtenaar (bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, kopieën, drukwerk, enz.). ). Andere kosten kunnen worden vergoed als, naar het oordeel van de verantwoordelijke ambtenaar, een dergelijke vergoeding in het beste belang van de provincie is.
5. NOMINALE STIPENDS VOOR PERSONEN MET GEWEVEN ERVARING: De Raad van County Commissioners erkent het belang van het betrekken van de expertise van bewoners met geleefde ervaring, en dat leden van gemarginaliseerde bevolkingsgroepen met zulke waardevolle geleefde ervaring obstakels tegenkomen bij hun deelname. De Board of County Commissioners wil deze obstakels voor deelname voor dergelijke individuen verminderen door nominale stipendia te verstrekken, zolang dergelijke stipendia in overeenstemming zijn met de staats- en federale wetgeving en niet 1) in strijd zijn met de bescherming die aan vrijwilligers wordt geboden door de Federal Volunteer Protection Act, of 2) het creëren van een arbeidsrelatie tussen de vrijwilliger en de provincie. Deze nominale stipendia worden alleen verstrekt aan personen met een doorleefde ervaring, met uitzondering van professionele ervaring op een technisch gebied die vereist of nuttig kan zijn als bestuurslid, en aan degenen die te maken krijgen met economische belemmeringen voor deelname aan lokale overheidsactiviteiten. Individuen die deelnemen aan raden van bestuur vanwege hun leiderschap in organisaties die gemarginaliseerde bevolkingsgroepen dienen, maar die geen ervaring hebben met deze groepen, komen niet in aanmerking voor een nominale toelage. Personen met ervaring die zijn geselecteerd door de County Boards moeten een Stipend Program-aanvraag invullen en op de ontvangen compensatie zijn belastinginhoudingen van toepassing. Zodra een aanvraag compleet is, wordt de aanvraag ter goedkeuring beoordeeld door de stafcontactpersoon die is toegewezen aan het bestuur en de County Manager. Na goedkeuring moeten aanvragers de vereiste documentatie overleggen voordat ze een stipendium ontvangen. Een eventueel toegekend stipendium is niet gebonden aan het aantal feitelijk gepresteerde uren.
VERZEKERING DEKKING:
1. Algemene aansprakelijkheid (andere aansprakelijkheid dan autoaansprakelijkheid, inclusief algemene, wetshandhavings- en professionele aansprakelijkheid) wordt aan alle vrijwilligers verleend (referentie C).
2. Vrijwilligers vallen niet onder de compensatiedekking voor eigen verzekerde werknemers van de provincie. Eventuele verwondingen opgelopen tijdens het vrijwilligerswerk vallen onder de verantwoordelijkheid van de individuele vrijwilliger.
3. Specifiek voor autoverzekeringen is zowel fysieke schade als wettelijke aansprakelijkheid voor lichamelijk letsel of overlijden gedekt voor alle vrijwilligers die in provinciale voertuigen rijden (referentie C).
  Bovendien wordt de aansprakelijkheidsdekking, het eigen risico van enige andere geldige of inbare verzekering, hetzij op basis van primair, eigen risico of voorwaardelijk, verstrekt bovenop en draagt niet bij aan dergelijke andere verzekeringen voor vrijwilligers van officiële County Boards en Commissies tijdens het besturen van hun persoonlijke voertuig op officiële County-zaken. De volgende claims zijn echter uitgesloten van dekking.
  1. Lichamelijk letsel of overlijden van passagiers (inclusief vrienden en familie) die geen officiële zaken doen in de provincie.
  2. Fysieke schade aan voertuigen die niet eigendom zijn van de provincie en die worden gebruikt voor zaken in de provincie.
  3. Illegale activiteit
  4. Incidenten of ongevallen waarbij drugs en/of alcohol betrokken zijn
4. Er wordt geen eigendomsverzekering afgesloten voor persoonlijke eigendommen van de vrijwilliger.
BELANGENVERSTRENGELING:
1. Er is sprake van een belangenconflict wanneer de privé-, persoonlijke relaties of belangen van een persoon uiteenlopen, zodat een onafhankelijke waarnemer zich redelijkerwijs kan afvragen of de acties of beslissingen van de persoon worden bepaald door persoonlijk voordeel, gewin of voordeel.
2. Leden van de raad van bestuur mogen hun lidmaatschap niet gebruiken voor persoonlijk gewin, handelen onpartijdig en geven geen voorkeursbehandeling aan welke particuliere organisatie of persoon dan ook.
3. Een lid van een bestuur dat een persoonlijk of privébelang heeft bij een voorgestelde of aanhangige zaak, maakt dit belang bekend aan het bestuur, stemt niet over het onderwerp en probeert niet de besluiten van andere leden die over de zaak stemmen te beïnvloeden.
GESCHENKEN:
1. Het aanvaarden of geven van persoonlijke geschenken, die tot een belangenconflict zouden kunnen leiden, is verboden. Geen enkel lid van een bestuur mag een persoonlijk geschenk van meer dan $ 65 aanvaarden of geven van een individu, organisatie, aannemer of enige andere entiteit die zaken doet met de County of enige zeggenschap heeft over County-zaken die verband houden met de activiteiten van hun bestuur.
MINUTEN:
1. Er worden notulen gemaakt van alle vergaderingen van elk districtsbestuur die onderworpen zijn aan de Colorado Open Meetings Act. Goedgekeurde of concept-notulen moeten zo snel mogelijk na de bestuursvergadering worden opgehangen. Besturen worden sterk aangemoedigd om conceptnotulen te posten vóór de definitieve goedkeuring van de notulen op hun volgende bestuursvergadering. De notulen worden in ieder geval binnen zeven dagen na goedkeuring door het bestuur op de webpagina van het bestuur gepubliceerd.
2. Notulen moeten “actienotulen” zijn en alle formele acties van het bestuur vastleggen. Notulen zijn niet bedoeld als letterlijke weergave van de vergadering. De hoeveelheid details die in de notulen worden opgenomen, afgezien van de registratie van acties, wordt aan het oordeel van elk bestuur overgelaten.
AGENDA'S: De agenda's voor alle openbare vergaderingen worden minimaal zeven dagen vóór de vergadering op de webpagina van de besturen en commissies van de provincie geplaatst.
VRIJSTELLINGEN: Van elk onderdeel van dit beleid kan afstand worden gedaan bij meerderheid van stemmen in de Raad van County Commissioners.

Lorenda Volker
Provinciemanager

Distributie:
Alle gekozen ambtenaren en provinciale afdelingen
Alle afdelingscontacten voor adviesraden (verdeling door BCC Office)
Larimer County.org webpagina van raden en commissies
Records Management SOP Handleiding (origineel)

ADDENDUM
LARIMER COUNTY BOARDS EN COMMISSIES
LEDENGEDRAGSCODE

Dit addendum bij Administratief beleid en procedure 100.1K stelt gedragsregels en richtlijnen vast voor elk lid van een bestuur, commissie of commissie opgericht door Larimer County. Leden van een bestuur of commissie zijn, door de aard van hun benoeming, vertegenwoordigers van Larimer County en als zodanig wordt van hen verwacht dat zij met respect en beleefdheid jegens elkaar, het districtspersoneel en het publiek handelen. Alle leden fungeren als vrijwilligers en stemmen ermee in zich in hun rol als bestuurslid aan dit beleid te houden.

Leden ontvangen communicatie, inclusief sms-berichten, met betrekking tot hun benoemde Bestuur via het e-mailadres en telefoonnummer dat is opgegeven in hun sollicitatiemateriaal, of zoals verstrekt aan de Personeelscontactpersoon, en zullen ervoor zorgen dat het Personeelscontact over actuele contactgegevens beschikt.

Leden zullen regelmatig de vergaderingen van de Raad bijwonen en zullen de stafcontactpersoon of de administratieve contactpersoon op de hoogte stellen indien zij verhinderd zijn, zo spoedig mogelijk. Bestuursleden die niet in staat zijn drie (3) opeenvolgende reguliere vergaderingen of vier (4) vergaderingen binnen een kalenderjaar bij te wonen, kunnen worden vervangen door de Raad van County Commissioners.

De leden zullen de rol van hun bestuur herkennen. Als u de rol van het door u benoemde bestuur kent, kunt u de plaats van het bestuur en de acties van het bestuur in de bredere context van de activiteiten van Larimer County plaatsen.

Leden worden voorbereid op vergaderingen door voorafgaand aan de vergadering rapporten en andere documenten door te nemen die door de contactpersoon of directeur van uw bestuur zijn verstrekt. Het is de verantwoordelijkheid van de leden om betrokken te zijn bij het werk van het bestuur door goed te communiceren, deel te nemen aan discussies, bereidheid te tonen om met de groep samen te werken en compromissen te sluiten en een professionele houding te handhaven. Als u op de hoogte bent van wetgeving en andere kwesties die van invloed zijn op het werk van uw bestuur, kunt u ook weloverwogen beslissingen nemen.

Leden zullen op het moment van elke bestuursvergadering gebruik maken van de technologie die nodig is om effectief aan de vergaderingen deel te nemen, inclusief een computer met een camera en microfoon, aangezien vergaderingen op afstand kunnen worden gehouden. Alle achtergrond- of andere afbeeldingen die tijdens een dergelijke deelname op afstand zichtbaar zijn, zullen passend en professioneel zijn en de leidende principes van Larimer County ondersteunen.

Afbeeldingen die andere partijen dan Larimer County promoten of adverteren, mogen niet worden gebruikt.

De leden zullen een open geest behouden en persoonlijke agenda's buiten beschouwing laten om het beste resultaat voor Larimer County te bereiken. Hoewel bestuurs- en commissieleden gedeeltelijk kunnen worden geselecteerd op basis van hun vertegenwoordiging van specifieke belangengroepen, moet elk lid het algemeen belang vertegenwoordigen en niet dat van een exclusieve groep of belang. Als zodanig zullen de leden eerlijke beslissingen nemen en alle kwesties onbevooroordeeld in overweging nemen.

Leden komen overeen alle bestuursleden te respecteren en hen te behandelen als gelijkwaardige partners bij de besluitvorming, waardoor een inclusieve omgeving wordt gecreëerd waarin alle leden worden verwelkomd als medewerkers die de macht delen om het werk van het bestuur of de commissie te beïnvloeden.

Soms kunnen minderjarigen of jeugdleden deelnemen aan, deelnemen aan of communiceren met besturen, commissies en programma's van Larimer County. Leden moeten zich bewust zijn van hun vertrouwenspositie en respect hebben voor onze jeugdgemeenschap. Interacties met minderjarigen moeten worden beperkt om programmatische informatie over te brengen, en leden mogen geen contact hebben met dergelijke minderjarigen of jeugdleden buiten de officiële programma-, bestuurs- of commissieactiviteiten.

Leden zullen alle vereiste trainingen bijwonen en worden sterk aangemoedigd om trainingen te volgen die hun vermogen om effectief te dienen vergroot.

Leden zullen in gedachten houden dat zij één lid van een commissie zijn, dat het gezag van de Raad van de hele groep komt, en niet slechts van één lid, en dat beslissingen dus het karakter hebben van een consensus. Daarom, wanneer u in het openbaar spreekt:
A. Leden moeten de luisteraars eraan herinneren dat de acties van het bestuur aanbevelingen zijn (tenzij anders bepaald door de wet) en dat de uiteindelijke actie zal worden ondernomen door de districtscommissarissen. Houd er rekening mee dat uw daden en uitspraken als bestuurs- of commissielid een bijzondere betekenis hebben en, als u ze niet op verantwoorde wijze vervult, kunnen resulteren in een situatie die schadelijk is voor de belangen van Larimer County.
B. Als individueel lid van een bestuur of commissie mag u uw eigen standpunten of aanbevelingen niet vertegenwoordigen als die van het bestuur of de commissie, tenzij de meerderheid van het orgaan officieel heeft gestemd om een dergelijke actie goed te keuren. Bestuurs- of commissieleden die aanbevelingen doen of standpunten uiten die niet door een meerderheid van het bestuur zijn goedgekeurd, moeten aangeven dat zij hun individuele mening uiten en niet namens het bestuur of de provincie spreken.

Leden zullen zich houden aan alle toepasselijke staatswetten, districtsbeleid en andere doctrines met betrekking tot het verloop van bestuursvergaderingen.
A. Bestuurs- en commissieleden ontvangen soms vertrouwelijke informatie van districtspersoneel. Dergelijke informatie mag niet worden gebruikt voor het privévoordeel van het bestuurs- of commissielid of enig ander individu. Bovendien is openbaarmaking van de informatie verboden als een redelijk mens van oordeel zou zijn dat openbaarmaking de financiële belangen van de gemeente zou schaden. Ongepaste openbaarmaking van vertrouwelijke of gevoelige informatie kan bestuurs- en commissieleden blootstellen aan civiele, strafrechtelijke of regelgevende gevolgen.
B. Geschenken en gunsten: het aanvaarden van honoraria (compensatie voor toespraken of deelname aan openbare evenementen als ambtenaar van de provincie) is verboden. Het aanvaarden van enig ander geschenk of andere gunst van personen die zaken doen met de Provincie of zaken willen doen met de Provincie is eveneens verboden als het geschenk of de gunst redelijkerwijs kan worden geïnterpreteerd als compensatie voor een officieel besluit of als iets dat de neiging zou hebben de kwaliteit van de dienstverlening te schaden. onafhankelijkheid van het oordeel van een raad, commissie of commissielid bij de uitvoering van zijn of haar officiële taken. Leden moeten bekend zijn met en voldoen aan Artikel XXIX, Sectie 3 van de Colorado Constitution, en aanverwante vereisten.
C. Als een bestuurs- of commissielid een financieel belang heeft bij een besluit, terwijl het besluit een voorzienbaar, meetbaar financieel voordeel met zich meebrengt voor het individuele lid of familielid, moet hij/zij een belangenconflict melden en zich van het besluit terugtrekken. Zelfs als een lid geen financieel belang heeft bij een besluit of aanbeveling, kan een persoonlijk belang ook tot een belangenconflict leiden. De test voor een persoonlijk belang is of, naar het oordeel van een redelijk voorzichtig persoon, het bestuur, de commissie of het commissielid een direct en substantieel voordeel of nadeel zou realiseren of ervaren dat van aard verschilt van datgene dat door het algemene publiek wordt ervaren.

Leden die uit de eerste hand weten dat een collega dit beleid of enige ethische of wettelijke norm heeft geschonden, zullen actie ondernemen om verdere overtredingen te voorkomen, inclusief het spreken met het lid en/of het melden van het incident aan de personeelscontactpersoon. Als het een personeelscontactpersoon is die ethische of wettelijke normen heeft overtreden, rapporteert het lid aan de commissariscontactpersoon. De commissariscontactpersoon zal samen met het kantoor van de County Manager helpen bij het oplossen van dit soort situaties.

Leden mogen geen enkele persoon discrimineren op basis van ras, geslacht, geloof, huidskleur, religie, nationale afkomst, leeftijd, publieke bijstandsstatus, burgerlijke staat, familiale status, seksuele geaardheid, veteranenstatus, fysieke of mentale handicap of enige andere beschermde categorie. volgens de wet.

Mocht een lid ontslag moeten nemen uit de Raad van Bestuur, dan zullen zij het kantoor van de Larimer County Commissioner en de bestuurscontactpersoon hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen en een kennisgeving van ontslag aan hen voorleggen.

Het kan voorkomen dat de Raad van County Commissioners de werking of vergadering van een bestuur of commissie moet annuleren, opnieuw plannen, opschorten of beëindigen (tenzij de wet dit niet anders vereist) vanwege personeelsbezetting, middelen of andere provinciale zorgen. Leden worden zo snel als redelijkerwijs gezien de specifieke omstandigheden op de hoogte gebracht.

Sorry, de pagina is niet goed geladen.

Herlaad alstublieft

Besturen, commissies, raden, commissies en taakgroepen van Larimer County

Ik wil

Sorry, de pagina is niet goed geladen.

Herlaad alstublieft

Besturen, commissies, raden, commissies en taakgroepen van Larimer County

Ik wil

Larimer County, Colorado

Andere locaties in de provincie

Plaatsen/stadssites

Contacteer ons