331.10 Interne communicatie

DOEL: Het doel van dit beleid is om de rol en functie van interne communicatie binnen Larimer County te identificeren, terwijl ook de interne communicatie wordt verbeterd en gestroomlijnd om de leidende principes en strategische prioriteiten van Larimer County te versterken (referentie C). Dit houdt in dat ervoor moet worden gezorgd dat de informatie die aan werknemers wordt verspreid, relevant, gemakkelijk toegankelijk, nauwkeurig en passend is, zowel qua inhoud als qua kwantiteit. Van gebruikers van communicatiekanalen van Larimer County wordt verwacht dat ze deze gebruiken voor County-doeleinden en zich houden aan dit beleid.

SCOPE: Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers van Larimer County en werknemers van het Office of the District Attorney, Eighth Judicial District.

VERANTWOORDELIJKHEID:  De directeur Human Resources beheert dit beleid.

SPECIFIEKE VEREISTEN:  Geen

HERZIENINGSDEEL (Aanzienlijke wijzigingen ten opzichte van eerder beleid):
NIEUW BELEID EN PROCEDURE

BELEID EN PROCEDURE:

I. ALGEMEEN BELEID
Larimer County verwacht dat werknemers de bijbehorende communicatiemiddelen (referentie B) zullen gebruiken voor County-doeleinden en in overeenstemming met dit en ander relevant beleid en procedures.

A. Besluitvormers. De besluitvormers van Larimer County zijn ervoor verantwoordelijk dat alle werknemers de informatie en communicatie ontvangen die ze nodig hebben om hun werk effectief te kunnen doen.

B. Werknemers. Van werknemers wordt verwacht dat ze interne communicatie lezen, inclusief provinciebrede e-mails en nieuwsbrieven voor werknemers.

II. GEÏDENTIFICEERDE COMMUNICATIENIVEAUS
Om een ​​communicatieprioriteit te creëren en communicatie-overbelasting voor werknemers te verminderen, zullen er drie communicatieniveaus zijn, zoals hieronder beschreven.

A. Prioriteit: communicatie met prioriteit is bedoeld voor alle werknemers van Larimer County. De inhoud van prioriteitsberichten bevat noodzakelijke informatie voor werknemers om hun werk te voltooien, evenals programma's om hun werkgelegenheids- en arbeidsvoorwaardenpakket met Larimer County te verbeteren (referentie A). Prioritaire communicatie kan bestaan ​​uit, maar is niet beperkt tot, provinciebrede e-mails, voorwetenschap, berichten van de County Manager, proceswijzigingen, programmaaankondigingen, systeem- of noodwaarschuwingen, werknemersenquêtes en alle informatie die door het districtsmanagement als "Prioriteit" wordt beschouwd.

B. Secundair: Secundaire communicatie heeft twee doelen. De eerste kan van invloed zijn op alle werknemers, maar vereist geen onmiddellijke lezing of reactie; en ten tweede, beïnvloedt een gerichte demografische werknemer, zoals werklocatie, afdeling, geslacht of leeftijdsspecifiek, of rollen binnen de provincie. Secundaire communicatie kan bestaan ​​uit, maar is niet beperkt tot, herinneringen aan uitkeringen, gebouwwaarschuwingen, afdelingsspecifieke training, gerichte e-mails, erkenning van werknemers en mededelingen op het Bulletin Board.

C. Algemeen: Algemene communicatie is niet gerelateerd aan de werkgelegenheid in Larimer County, maar bevat inhoud die relevant is voor de organisatie en wordt over het algemeen ook met het publiek gedeeld. Algemene communicatie kan bestaan ​​uit, maar is niet beperkt tot, programmaaankondigingen, uitnodigingen voor evenementen, openbare informatie, sluitingen van gebouwen, feedback van de gemeenschap en geldinzamelingsacties voor programma's.

III. LANDELIJKE E-MAILS

A. E-mailmethoden. Provinciebrede e-mails worden op twee manieren verzonden.

1. Gmail - Provinciebrede e-mails die via Gmail worden verzonden, moeten [CW] aan het begin van de onderwerpregel bevatten, met de naam van de afzender in het veld Aan: en Provinciebreed in het bcc:-veld. Er zijn geen analyses gekoppeld aan Gmail.

2. MailChimp - County-brede e-mails die via MailChimp worden verzonden, moeten [CW] aan het begin van de onderwerpregel bevatten. Analyses zoals Open- en Click Rates zijn beschikbaar via MailChimp.

a. Open Rate - Het percentage geopende e-mails door werknemers.

b. Click Rate - Het percentage werknemers dat op externe links in de e-mail heeft geklikt.

B. Kwalificaties. Provinciebrede e-mails vallen onder het prioriteitscommunicatieniveau en inhoud moet aan een van de volgende categorieën voldoen om via dit communicatiekanaal te worden gedeeld.

1. Aankondiging van een nieuwe dienst, hulpbron of wijziging van de procedure, en die gevolgen heeft voor meer dan 70% van de werknemerspopulatie.

2. Feedback, reactie of actie vragen aan meer dan 70% van de werknemerspopulatie, via een enquête, formulier of andere actie.

3. Noodmeldingen met betrekking tot sluiting van gebouwen, slecht weer of veiligheidsproblemen.

4. Systeem- of softwareproblemen waar meer dan 70% van de werknemerspopulatie mee te maken heeft.

C. Verantwoordelijkheid

1. County-brede e-mails: County-brede e-mails zullen worden beoordeeld en goedgekeurd door de Human Resources Communication & Media Specialist voor goedkeuring van inhoud en publiek en planning van county-brede e-mails.

a. E-mail internalcomms@larimer.org en voeg e-mailinhoud, doelgroep en gevraagde data toe voor de provinciale e-mail. Contact kan ook worden gelegd via het CW Email Request-formulier (zie bijlage 1).

2. Systeem- of softwareproblemen: Landelijke e-mails met betrekking tot systeem- of softwareproblemen worden behandeld door de juiste afdeling die eigenaar is van het systeem of de software en vereisen geen goedkeuring van de communicatie- en mediaspecialist van Human Resources. 

3. Noodmeldingen: Afhankelijk van de aard van de noodsituatie kunnen noodmeldingen worden afgehandeld door de districtsmanager, facilitair personeel of IT-personeel en is geen goedkeuring vereist van de communicatie- en mediaspecialist van Human Resources.

_______________________________________
Johannes Kefalas
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BOCC - Toestemmingsagenda - 08/10/2021)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)

Distributie:
Alle County Department en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)

JG/vl

DATUM: 10 augustus 2021

INGANGSDUUR: Tot Vervangen

HERZIENINGSSCHEMA: Elke vijf jaar in juli, of indien nodig

ANNULERING: Geen

BEHUIZING:

1. Landelijk e-mailaanvraagformulier

REFERENTIE:

1. Programma Interne Communicatie
2. Huidige communicatiemiddelen
3. Handleiding voor het beleid van de overheid 4.0; Bestuursdoelstellingen en strategische doelen