Veiligheid en ergonomie van medewerkers

Van werknemers wordt verwacht dat ze hun thuiswerkplek op een veilige manier onderhouden, vrij van veiligheidsrisico's. Verwondingen opgelopen door de werknemer op een thuiskantoorlocatie en in combinatie met de reguliere werktaken van de werknemer kunnen worden gedekt door werknemerscompensatie. Medewerkers die op afstand werken zijn verantwoordelijk voor de provincie op de hoogte stellen van dergelijke verwondingen binnen tien werkdagen (Beleid 390.2K). De werknemer is aansprakelijk voor letsel van bezoekers op de vervangende werkplek van de werknemer.

Van medewerkers wordt verwacht dat zij een Jaarlijkse veiligheidschecklist. (Kies na het volgen van deze link de pdf met de naam Remote Safety Checklist)

• Werkruimten voor werknemers moeten vrij zijn van rommel, losse koorden en vloerkleden.  
• Looppaden moeten vrij zijn van obstakels.
• Uw gebied moet voldoende stopcontacten hebben om overbelasting van de elektriciteitsvoorziening te voorkomen. Als stekkerdozen worden gebruikt, moeten deze zijn uitgerust met een overspanningsbeveiliging en een overbelastingsbeveiliging.
• Koorden over looppaden moeten worden vastgebonden of bedekt met vloermatten om struikelen en vallen te voorkomen.
• Het gebied onder uw bureau moet vrij zijn van rommel om een ​​goede beenbeweging mogelijk te maken en om struikelen te voorkomen.

De provincie raadt werknemers aan om hun mobiele telefoon te gebruiken om 911 te bellen. Als dat niet mogelijk is, raden we aan om 911 te bellen met Zoom Phone en vervolgens de Zoom Desktop-app als laatste redmiddel. 

Thuiswerkers moeten hun fysieke locatie bijwerken in de Zoom Desktop-app telkens wanneer ze ergens anders werken, zodat hulpdiensten ze kunnen lokaliseren als ze 911 bellen vanuit de Zoom Desktop-app.

• Het gebruik van een mobiele telefoon om 911 te bellen is de meest betrouwbare manier voor hulpdiensten om de locatie van de werknemer te volgen via hun mobiele provider.
• Wanneer u 911 belt vanaf Zoom Phone, schakelt de configuratie over van de applicatie naar de mobiele provider.
• Bij het bellen van 911 vanuit de desktop-app vertrouwen hulpdiensten erop dat de werknemer zijn fysieke locatie correct invoert.

Voor degenen die vallen onder de Adres vertrouwelijkheidsprogramma (ACP), raadt IT aan dat medewerkers hun daadwerkelijke fysieke locatie invoeren in de Desktop-app, zodat hulpdiensten hen bij een noodoproep correct kunnen lokaliseren. Echter, na het invullen van het politierapport of het doen van een verzoek om gegevens, kan de werknemer zijn ACP-kaart tonen en verzoeken dat zijn adres wordt gemaskeerd/gewijzigd, zoals vereist door de wet. Er is een instelling binnen Zoom die kan worden gewijzigd om het adres van een werknemer te verbergen voor Zoom-beheerders. De medewerker kan hiervoor contact opnemen met de Servicedesk. 

Verplicht Thuiswerkers hebben de volgende verantwoordelijkheden en processen om ergonomische naleving te garanderen tijdens werken op afstand:

• Vanaf het begin van de applicatie voor werken op afstand moet de werknemer zich vertrouwd maken met ergonomische hand-outs en educatieve video's om de richtlijnen voor het opzetten van een thuiskantoor te begrijpen, inclusief apparatuur en ergonomische accessoires. Het educatieve stuk omvat ook training om risicofactoren, ergonomische oplossingen, symptoomherkenning en rapportage te identificeren. 
• Binnen 30 dagen moet elke werknemer die is goedgekeurd voor het programma voor werken op afstand een online Home Office ergonomische evaluatie (ErgoIQ) invullen en foto's van hun werkgebied indienen bij Risk Management op veiligheid@larimer.org. 
• De resultaten van de evaluatie en de ingezonden foto's worden beoordeeld door Risk Management, op basis waarvan de juiste uitrusting en veiligheidsaanbevelingen worden gedaan. 
• Indien Risk Management dit nodig acht, zal een uitgebreidere ergonomische evaluatie van het virtuele thuiskantoor worden gepland met een externe aanbieder. Risk Management coördineert met de provider om de virtuele evaluatie uit te voeren. 
• Rapportages worden direct aan Risk Management verstrekt. Risk Management zal alle rapporten en follow-up met de werknemer beoordelen om de nodige stappen te bepalen om verder te gaan. Stuur een e-mail naar safety@larimer.org of bel (970) 498-5966 om contact op te nemen met Risk Management over veiligheid en werknemerscompensatie.
• Risk Management zal alle noodzakelijke ergonomische apparatuur specificeren (zoals toetsenbord, muis, voetsteun, monitorstandaards, enz.) waar de werknemer baat bij kan hebben. Het is belangrijk dat ergonomische apparatuur wordt geselecteerd om ervoor te zorgen dat de apparatuur de werknemer ten goede komt met de bedoeling toekomstige verwondingen te voorkomen.  
• De werknemer moet een e-mail sturen naar safety@larimer.org of bellen naar (970) 498-5966 Risk Management nadat hij de aanbevolen uitrusting heeft ontvangen voor assistentie bij de juiste ergonomische opstelling. Nadat de laatste aanpassingen zijn gedaan, moet een foto van de externe werkplek van de werknemer aan Risk Management worden verstrekt. Risk Management neemt binnen 60 dagen contact op met de werknemer om ervoor te zorgen dat er geen verdere tussenkomst nodig is.
• De verzamelde rapporten worden door Risk Management bijgehouden voor het geval een afdeling ze in de toekomst nodig heeft.
• Elke werknemer moet zich elk jaar opnieuw laten certificeren om in aanmerking te blijven komen. Elke belangrijke wijziging aan de werkplek van de werknemer, zoals het verhuizen naar een nieuwe locatie, vereist ook hercertificering.
  • Hercertificeringsstappen zijn als volgt:
    • Op de verjaardag van de datum waarop de medewerker op afstand heeft gewerkt, doet de medewerker de ErgoIQ-test opnieuw. De medewerker levert actuele foto's van zijn werkplek aan Risk Management. Voldoet de medewerker aan de eisen van Risk Management, dan wordt hij voor een extra jaar gecertificeerd. 
• Werknemers moeten een e-mail sturen naar safety@larimer.org of bellen naar (970) 498-5966 Risk Management voor ergonomische assistentie