Apparatuur en virtuele hulpmiddelen

Larimer County zal werknemers die zijn goedgekeurd voor werken op afstand, zowel verplicht als vrijwillig, voorzien van een laptop, dockingstation, monitor, toetsenbord en muis. Als de apparaten met standaarduitgifte niet voldoen aan de behoeften van de externe medewerker, is hij verantwoordelijk voor de aanschaf van andere apparaten.

Werknemers kunnen het Virtual Private Network (VPN) gebruiken om toegang te krijgen tot bronnen op het County-netwerk, alleen op een door de County uitgegeven computer. De provincie stelt de laptop ter beschikking om ervoor te zorgen dat aan de veiligheids- en technologienormen van de provincie wordt voldaan. 

Werknemers kunnen hun thuiscomputer gebruiken om toegang te krijgen tot de netwerkbronnen van de provincie door gebruik te maken van Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Een thuiscomputer met internettoegang kan ook worden gebruikt om rechtstreeks toegang te krijgen tot de cloudgebaseerde diensten van de provincie. Deze services omvatten de Google Suite van producten of andere Software-as-a-Service-applicaties die toegankelijk zijn via de OKTA-authenticatieportal.

Werknemers, zowel vrijwillig als verplicht werken op afstand, zullen verantwoordelijk zijn voor de aanschaf van hun eigen: printer (IT beveelt duplexlaserprinters aan die Legal-papierformaat ondersteunen voor aanzienlijk afdrukken - HP, Lexmark, Brother, Canon), webcams, headsets en duplex desktopdocumentatie scanners (apparaten die TWAIN, Kofax of ISIS ondersteunen). 

Kantoormeubilair op afstand is uniek voor de werknemer. Het huis van elke werknemer, de meubelvereisten (ruimte en design) en ergonomie maken de aankoop van deze items uniek. Als medewerkers vragen hebben over ergonomisch meubilair, neem dan contact op met de Veiligheidscoördinator risicomanagement.

Medewerkers zijn verantwoordelijk voor de aanschaf van hun eigen bureau, stoel (Stoel Koopgids), monitorstandaards, voetensteun en alle andere apparatuur die nodig is voor werken op afstand.  

Faciliteiten heeft enkele aanbevelingen gedaan voor werken op afstand Meubelopties. Medewerkers kunnen deze artikelen zelfstandig opzoeken en aanschaffen.

Werknemers kunnen in aanmerking komen voor de Connectiviteit vergoeding of kan met hun afdeling samenwerken om te bepalen of een door de provincie uitgegeven apparaat geschikter is. Werknemers kunnen het Wireless Connectivity Policy raadplegen voor meer informatie. De Connectivity Allowance, voorheen bekend als de Wireless Device Allowance, biedt in aanmerking komende werknemers een vergoeding voor draadloze apparaten en een internetvergoeding. Werknemers die een draadloos apparaat van County moeten gebruiken voor hun taken, of werknemers die zijn geïdentificeerd als verplichte externe werknemers, kunnen in aanmerking komen voor een toelage.

Beide categorieën werknemers die op afstand werken, vrijwillig en verplicht, ongeacht de vergoeding, en als de werknemer geen door de provincie uitgegeven apparaat heeft, zijn verantwoordelijk voor de aanschaf van hun eigen huis of mobiele telefoon (inclusief de service) en internetservice (inclusief alle bijbehorende apparatuur voor internetservice en -gebruik zoals modems, draadloze routers of draadloze range extenders en/of mesh-netwerkapparatuur).

Een supervisor kan een werknemer goedkeuren om verbruiksartikelen voor kantoor van de provincie thuis te gebruiken. Voorbeelden van verbruiksartikelen zijn: pennen/potloden, schrijfblokken, memoblaadjes, papier-/bindclips, ordners, mappen en papier. Van de werknemer die op afstand werkt, wordt verwacht dat hij zijn supervisor op de hoogte houdt wanneer hij benodigdheden van kantoor meeneemt voor gebruik tijdens werken op afstand.

Werknemers zijn verantwoordelijk voor de aanschaf van hun eigen printerinkt, tenzij er unieke situaties zijn waarin een werknemer moet afdrukken om zijn werk te kunnen doen. De werknemer moet met zijn supervisor samenwerken aan de behoeften op het gebied van werken op afstand voor afdrukken.

De provincie erkent dat werken op afstand extra technologie, apparatuur en meubilair vereist. We hopen de last te verlichten voor werknemers die verplicht op afstand werken, werknemers die een deel of al hun geplande uren op afstand moeten werken.

Verplichte werknemers die op afstand werken, komen in aanmerking voor een initiële toelage van $ 1,200 na goedkeuring voor werken op afstand, en elk jaar daarna een toelage van $ 500. Het doel van de toelage is om verplichte werknemers die op afstand werken financiële hulp te bieden bij de aanschaf van technologie, apparatuur en meubilair die voldoen aan hun behoeften op het gebied van werken op afstand.

Het bedrag van de toelage wordt betaald via de loonadministratie met de juiste ingehouden belasting. De provincie heeft geen kwitanties of documentatie nodig voor het gebruik van de toelage.

De provincie voorziet alle werknemers van standaard vergader- en communicatietools, evenals tools voor elektronische handtekeningen:

• Gmail
• Zoom
• Apps voor het scannen van documenten op mobiele telefoons (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Werknemers kunnen ook andere tools voor videoconferenties gebruiken op basis van de leveranciers waarmee de werknemer werkt, zoals WebEx, GoToMeeting en Microsoft Teams. Hoewel het gepast is om deze tools te gebruiken, wordt er geen ondersteuning geboden voor deze tools.

Het huidige telefoonsysteem van de provincie, Zoom, maakt het mogelijk om het telefoonsysteem op afstand te gebruiken. Werknemers kunnen hun landnummer doorschakelen naar een mobiele telefoon (of thuistelefoon), zodat alle oproepen rechtstreeks naar de werknemers kunnen worden doorgeschakeld. Voor meer informatie over het gebruik van mobiele telefoons voor zakelijke districten, bekijk de Beleid voor draadloze communicatie.

Afdelingen of kantoren in de provincie hebben verschillende systemen die toegang vereisen. Toegang tot de unieke systemen moet worden beoordeeld met uw supervisor en IT om ervoor te zorgen dat de juiste toegang wordt verleend wanneer u op afstand werkt. Werknemers zullen als onderdeel van hun aanvraag worden gevraagd om unieke systemen te identificeren die ze regelmatig voor werkdoeleinden gebruiken om ervoor te zorgen dat veilige toegang kan worden verleend.

Informatie over elektronische handtekening

De provincie ondersteunt elektronische handtekeningen voor documenten. Werknemers kunnen het beleid/de procedure voor elektronische handtekeningen raadplegen om te begrijpen welke documenten een elektronische handtekening kunnen hebben en hoe de elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt.

De Beleid voor handtekeningbevoegdheid stelt handtekeninggoedkeuringsniveaus vast voor provinciale afdelingen en biedt referentie voor cross-training en training van nieuw personeel: (Wordt binnenkort opnieuw bijgewerkt - 100.2P)

De County heeft een Enterprise DocuSign-account beschikbaar voor gebruikers die regelmatig documenten moeten aanmaken waarvoor formele handtekeningen van twee partijen nodig zijn, zoals contracten, overeenkomsten en werkverklaringen. Toegang tot DocuSign is beschikbaar via de Service Desk als onderdeel van onze catalogus met optionele software of via de JSM-serviceportaal en vereist goedkeuring van de afdeling vanwege gebruikskosten. Er zijn standaardsjablonen beschikbaar in DocuSign voor veelvoorkomende workflows, zoals goedkeuringen van bestuurs- of districtsmanagers met stempels voor County Attorney-stempel.  

DocuSign moet worden gebruikt voor contracten die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de County Manager of Board of County Commissioners en wordt aanbevolen voor alle contracten of overeenkomsten met externe partijen. Voor interne elektronische goedkeuring of eenvoudige elektronische PDF-handtekeningen kunt u ook gebruikmaken van Adobe Pro. Voor interne formulieren is het voordeliger om ze om te zetten naar LogiForms. Afdelingen kunnen samenwerken met IT om LogiForms te creëren voor interne formulieren en workflows om geauthenticeerde werknemersgoedkeuringen bij te houden.