Toezichthouder begeleiding

Supervisors hebben veel mogelijkheden voor flexibele roosters voor personeel. Ten eerste kunnen supervisors alternatieve schema's toestaan, zoals werknemers toestaan ​​om vier dagen van tien uur te werken in plaats van de traditionele vijf dagen van acht uur. Praat alsjeblieft met je HR-generalist voor meer informatie over het correct implementeren van deze schema's.

Supervisors kunnen werknemers ook toestaan ​​hun tijd te verlengen op een manier die de taak van de werknemer vervult, maar biedt de werknemer ook flexibiliteit bij het nakomen van familie- of andere persoonlijke verplichtingen. Een supervisor kan "kernuren" instellen waarop van zijn werknemers wordt verwacht dat ze actief werken, maar kan hun tijd daarbuiten aanpassen. Een supervisor stelt bijvoorbeeld 10-3 uur in als kernuren. Al het personeel is dan verplicht tijdens die uren aanwezig te zijn. Vervolgens mag werknemer A van 6 uur tot 30 uur werken met een half uur lunch. Werknemer B mag werken van 3 uur tot 8 uur met een half uur lunch. Werknemer C mag werken van 30 tot 5 uur met een half uur lunch.

Een supervisor kan werknemers ook toestaan ​​om verschillende uren op verschillende dagen te werken en deze dienovereenkomstig te rapporteren op hun urenstaat per provinciebeleid. Een werknemer kan bijvoorbeeld op maandag, woensdag en vrijdag van 6 tot 4 uur werken en op dinsdag en donderdag van 30 tot 8 uur.

Welke van deze schema's in een bepaalde omstandigheid het beste is, hangt af van de behoeften van de afdeling, de baan van de werknemer en de behoeften van de werknemer. Elke supervisor moet zijn zakelijke behoeften aan dekking, toegankelijkheid voor klanten en de impact op ander personeel beoordelen bij het toekennen van een alternatief rooster.

Als een groot aantal werknemers in een afdeling of werkgroep alternatieve roosters wil of nodig heeft, moet de supervisor of beslisser informatie over elk verzoek inwinnen, overleggen met werknemers en bepalen wat het beste is voor de zakelijke behoeften van de afdeling. Communicatie met het personeel zal centraal staan.

Verantwoordelijkheid van de werknemer   

Werknemers moeten eerst een alternatief/flexibel rooster bespreken met hun leidinggevende en/of de beslisser en hun goedkeuring krijgen. Als werknemers om een ​​flexibel rooster vragen voor familie- of persoonlijke verplichtingen, moeten werknemers duidelijk zijn over die verplichtingen. Wanneer een flexibel rooster is overeengekomen tussen de medewerker en zijn supervisor en/of de beslisser, moet een medewerker zijn nieuwe rooster aan zijn teamleden communiceren door zijn Google-agenda bij te werken met zijn werkuren en externe werkdagen (indien nodig) duidelijk genoteerd op hun kalender, of op een andere manier bepaald door hun leidinggevende. 

De provincie heeft nuttige bronnen en training voor supervisors die externe medewerkers aansturen. Zie het trainingsgedeelte van dit programma voor trainingsbronnen. Het Learning Management-systeem heeft video's over dit onderwerp van LinkedIn Learning. Er zijn ook technologische hulpmiddelen die kunnen helpen bij communicatie. Supervisors kunnen via de chatfunctie van Zoom een ​​heen-en-weer gesprek voeren met een medewerker op afstand. Departementen en kantoren hebben mogelijk andere tools tot hun beschikking voor hun werkgroep die kunnen worden gebruikt en worden aangemoedigd om samen te werken met het IT-personeel van de provincie om geschikte opties te onderzoeken.  

Bij vergaderingen met meer dan één persoon kunnen supervisors videovergaderingen opzetten met behulp van Zoom. Hierdoor kunnen teamleden elkaar zien, zodat het meer lijkt alsof iedereen in één ruimte zit voor een vergadering. Dit kan ervoor zorgen dat externe medewerkers zich betrokken voelen, vooral wanneer afdelingen het gebruik van camera's voor vergaderingen aanmoedigen.

Het kan nuttig zijn om tools zoals Trello of Jira te gebruiken om projecten en doelen van medewerkers bij te houden. De werknemer en leidinggevende kunnen tegelijkertijd naar het bord kijken en lopende werkzaamheden bespreken. Ze kunnen ook items in takenlijsten plaatsen, ze verwijderen of naar een "gereed" -gebied verplaatsen. Teams kunnen hiermee ook bijhouden voor welke items individuele teamleden verantwoordelijk zijn.  

Samenwerking via Google-documenten en -bladen kan ook nuttig zijn voor supervisors en werknemers, of voor teams. Hierdoor kunnen meerdere personen tegelijkertijd naar hetzelfde document kijken en realtime wijzigingen en updates bekijken. Medewerkers kunnen ook bijhouden wie welke suggesties doet. 

Duidelijke, voortdurende communicatie met thuiswerkers is cruciaal. Het is belangrijk om regelmatig contact op te nemen met dit personeel, zodat ze zich niet geïsoleerd of buitengesloten voelen. Als er prestatieproblemen zijn, is het belangrijk dat supervisors deze snel en direct aanpakken. Als problemen niet meteen worden aangepakt, kunnen ze snel grotere problemen worden. Het is ook niet eerlijk tegenover werknemers om niet te weten dat er problemen kunnen zijn met hun prestaties.

Supervisors die hulp nodig hebben bij het managen van externe medewerkers kunnen contact opnemen met hun HR-generalist voor hulp op elk moment.