331.2 - Werving, sollicitaties en indienstneming

SCOPE:  Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers van Larimer County en werknemers van het Office of the District Attorney, Eighth Judicial District (referentie F), met uitzondering van werknemers van het Larimer County Sheriff's Office overeenkomstig Larimer County Policy BCC P# 15A ( referentie E).

VERANTWOORDELIJKHEID:  De directeur Human Resources beheert dit beleid.

REVISIE LOCATOR:

1. Referentie H (toegevoegd)
2. Sectie III
3. Sectie V
4. Kleine schoonmaak in het hele beleid om de huidige praktijken of terminologie weer te geven

BELEID EN PROCEDURE:

I. ALGEMEEN BELEID: 
Werknemers worden aangenomen en bevorderd door middel van open competitie op basis van kwalificatie en potentieel voor kwaliteitsvolle werkprestaties en algehele fitheid van de persoon. Om te helpen bij het bereiken van niet-discriminerende werving en tewerkstelling, voldoet het district aan alle toepasselijke wetten inzake gelijke kansen op werk (EEO) (referentie B) en zijn EEO-beleid (referentie A).
 

II. SOLLICITATIE: 
Aanvragers moeten een online sollicitatieformulier van de provincie en alle andere vereiste documentatie invullen voor de uiterste datum en tijd vermeld op elke vacatureaankondiging. Aanvragers kunnen een cv of andere relevante informatie toevoegen aan de aanvraag van de provincie. Een sollicitant moet een aanvraag indienen voor elke functie waarvoor hij in aanmerking wil komen. Alleen sollicitaties die zijn ingediend via het online vacaturesysteem van de provincie komen in aanmerking, tenzij anders goedgekeurd door de directeur Human Resources. Sollicitaties worden geaccepteerd voor huidige vacatures, naast functies met lopende lijsten.
 

III. VACATURES: 

A. Vacatures worden door de afdeling Human Resources op de County Carrièrepagina geplaatst. Posities kunnen worden vermeld als externe of interne kansen. Indien schriftelijk goedgekeurd door de directeur Human Resources of de daartoe aangewezen persoon (bijlage 4), mag een tijdelijke functie van minder dan zes maanden niet worden geplaatst of geadverteerd.

B. Poststukken in de provincie bevatten een verklaring dat Larimer County een werkgever is met gelijke kansen op werk (EEO)
     (referentie B).

C. Externe vacatures worden minimaal acht dagen aangekondigd op de County Careers-pagina.

D. Interne vacatures worden minimaal vier dagen aangekondigd op de County Careers-pagina.

E. Alle advertentie-/mediakosten zijn voor rekening van de inlenende afdeling of het bureau.

F. Flexibele staffuncties hoeven niet geplaatst te worden (Flex personeel vacatureslijst)

IV. SCREENING VAN WERKAANVRAGEN: 

A. De personeelsafdeling van het district bewaart alle sollicitaties. Screening kan worden uitgevoerd door Human Resources of de inlenende afdeling/kantoor. Alle sollicitaties moeten worden gescreend op basis van de werkgerelateerde kennis, vaardigheden en capaciteiten die wijzen op het grootste potentieel voor kwaliteitsvolle werkprestaties. Alle kandidaten moeten op dezelfde manier worden gescreend en geïnterviewd met dezelfde kernvragen.

B. Sollicitaties worden eerst gescreend door de afdeling Human Resources op minimumkwalificaties. Kandidaten die niet voldoen aan de minimale arbeidskwalificaties worden geëlimineerd. De sollicitanten die aan de minimumkwalificaties voldoen, worden vervolgens gescreend op basis van de best gekwalificeerde in termen van functiegerelateerde criteria.

C. Nadat de screening is voltooid, kiest het kantoor van de wervingsafdeling de beste kandidaten voor een interview.

D. Als er niet genoeg gekwalificeerde sollicitanten zijn, kan de rekruteringsmanager ervoor kiezen de functie opnieuw te plaatsen totdat er voldoende gekwalificeerde sollicitanten zijn.

E. De rekruteringsmanager maakt de definitieve selectie voor aanwerving en stelt de afdeling Human Resources hiervan op de hoogte

F. Wervingsmanagers moeten alle kandidaten binnen 15 dagen na een sluitingsdatum op de hoogte brengen van de status van hun sollicitatie.

G. In dienst nemen van verwante personen: Een persoon die verwant is door huwelijk, inclusief schoonfamilie, bloedverwantschap of door adoptie, zal niet:

• deelnemen aan elke beslissing om iemand aan te nemen, te behouden, te promoveren of te disciplineren
• het salaris bepalen
• invloed hebben op de arbeidsstatus of de vergoeding

van die persoon. De Beslisser zal de workflow, rapportagestructuren, enz. reorganiseren met goedkeuring van de Human Resource Director of een aangewezen persoon.

Hiring Managers zullen geen concurrentievoordeel toekennen aan verwante personen van een werknemer.

V. ONBOARDING:

Zodra de kandidaat aan boord is, worden alle aanbiedingsbrieven, sollicitaties en papierwerk voor nieuwe aanwervingen online opgeslagen door Human Resources gedurende de juiste bewaarperiode (referentie G). Alle interview- en aanwervingsdocumenten worden naar het Human Resources-kantoor gestuurd voor opslag gedurende de juiste bewaarperiode. Bij documenten die naar Human Resources worden verzonden, moet het formulier voor het indienen van het interviewpakket (referentie H) als voorblad zijn opgenomen.

Als een werknemer van de ene County-afdeling of het ene kantoor wordt aangenomen door een andere, neemt de rekruteringsafdeling of het kantoor alle verlofuren en alle andere toepasselijke voordelen op zich die de overgeplaatste werknemer heeft opgebouwd. Raadpleeg voor compensatievragen met betrekking tot de overdracht het Compensatiebeleid (Larimer County Personeelsbeleid 331.5). Aanwervingsmanagers die een huidige of voormalige County-werknemer screenen, kunnen het personeelsdossier inzien door contact op te nemen met Human Resources.
 

VI. IMMIGRATIE HERVORMING EN CONTROLE NALEVING: 

A. Nieuwe werknemers moeten bewijzen dat ze in aanmerking komen voor werk, zoals vastgesteld door het Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (referentie C) en moeten de juiste delen van formulier I-9 (bijlage 2) invullen. De I-9 moet worden voltooid binnen het door de USCIS vereiste tijdsbestek.

B. Elke afdeling of elk kantoor zal een werknemer aanwijzen om het werkgeversgedeelte van Formulier I-9 (bijlage 2) elektronisch in te vullen in Onboarding. De fotokopie van de geschiktheidsdocumentatie van de werknemer moet worden geüpload naar Onboarding. Eventuele problemen met de documentatie van de werknemer moeten binnen de door USCIS vereiste termijn worden opgelost.

C. In het geval dat een nieuwe medewerker moeite heeft om de vereiste documentatie binnen drie werkdagen te produceren, neemt de beslisser of aangewezen persoon onmiddellijk contact op met een Human Resources Generalist. Als de werknemer de vereiste documenten niet binnen het vereiste tijdsbestek kan overleggen, mag de werknemer geen verdere werkzaamheden voor de provincie uitvoeren totdat de werknemer de vereiste documenten kan overleggen.

D. Inhurende afdelingen of kantoren zullen geen originele of duplicaatkopieën van de I-9-formulieren en ondersteunende documenten bewaren. De afdeling Human Resources bewaart de I-9's en fotokopieën van de geschiktheidsdocumentatie van de werknemer in afzonderlijke bestanden. Deze bestanden zullen vertrouwelijk worden behandeld en alleen worden gebruikt om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving.
 

VII. WERKNEMER VOOR BEPERKTE TERMIJN:

A. Vacatures voor een functie voor bepaalde tijd moeten "Beperkte termijn" bevatten.

B. Sollicitanten die worden geïnterviewd voor functies voor bepaalde tijd zullen door de wervingsafdeling worden geïnformeerd over de aard van de functie voor bepaalde tijd. De personen die zijn aangeworven voor een functie van Tijdelijke Werknemer moeten het bevestigingsformulier ondertekenen (bijlage 1).
 

VIII. ACHTERGROND CHECKS: 

A. Antecedentenonderzoeken zijn afgestemd op de taken van de functie. Aanwervingsmanagers overleggen met de afdeling Human Resources over de reikwijdte van een antecedentenonderzoek.

Als de informatie die tijdens een antecedentenonderzoek is ontvangen, leidt tot plannen om de overweging van een sollicitant stop te zetten of om disciplinaire maatregelen te nemen tegen een huidige werknemer, zal het rekruteringsteam overleggen met een Human Resources Generalist over het juiste proces.

B. Achtergrondcontroles kunnen intern of via een consumentenrapportagebureau (externe leverancier) worden uitgevoerd. Controles uitgevoerd door een consumentenrapportagebureau moeten voldoen aan de Fair Credit Report Act (FCRA) (referentie D). Afdelingen of kantoren die antecedentenonderzoeken uitvoeren buiten een consumenteninformatiebureau, moeten Human Resources op de hoogte stellen van het antecedentenonderzoek en de reden ervoor.

Verkenning of gebruik van het sociale media-account van een sollicitant, of zoekopdrachten op internet kunnen een vorm van antecedentenonderzoek zijn. Alvorens dit type antecedentenonderzoek uit te voeren, moeten rekruteringsmanagers dit bespreken met hun Human Resources Generalist. Afdelingen of kantoren kunnen van een kandidaat niet verlangen dat hij hem toegang geeft tot de social media-account(s) van de kandidaat.

C. Achtergrondcontroles van consumentenrapportagebureaus onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. Sollicitanten en huidige werknemers moeten het FCRA-openbaarmakings- en autorisatieformulier ondertekenen zodat de provincie een antecedentenonderzoek kan verkrijgen van een consumentenrapportagebureau.

2. De County is wettelijk verplicht om binnen vijf (5) dagen na ontvangst van het onderzoek te reageren op vragen van sollicitanten en werknemers over een antecedentenonderzoek van een consumenteninformatiebureau.

D. Verificatie van eerdere ervaring, opleiding en referenties van de aanvrager: 

1. Alvorens een sollicitant een dienstverband aan te bieden, kan de rekruteringsmanager de door de sollicitant geclaimde ervaring en opleiding verifiëren. De rekruteringsmanager kan gedurende deze tijd ook contact opnemen met persoonlijke of professionele referenties van de sollicitant. Elk van deze verificaties kan worden uitgevoerd via het Human Resources Applicant Tracking-systeem of via de antecedentenonderzoeksverkoper die door Human Resources is geselecteerd.

E. Medische informatie:

1. Medische informatie kan alleen worden opgevraagd nadat een sollicitant een voorwaardelijk dienstverband is aangeboden of indien de sollicitant aangeeft behoefte te hebben aan redelijke aanpassingen. De gevraagde informatie moet relevant zijn voor het vermogen van de sollicitant om de essentiële functies van de functie uit te voeren en moet in overeenstemming zijn met de zakelijke noodzaak. Als de sollicitant om een ​​redelijke aanpassing verzoekt, moet de rekruteringsmanager contact opnemen met de Human Resources Inclusion Administrator.

2. Medische informatie verkregen over een aanvrager wordt gescheiden gehouden van andere dossiers en vertrouwelijk behandeld.

F. Drugstesten:

1. Met uitzondering van de banen die worden vermeld in sectie (F)(3) hieronder, moeten alle sollicitanten een drugsscreening vóór indiensttreding na het aanbod ondergaan. Alle aanbiedingen voor werk zijn afhankelijk van een bevredigend testresultaat. Het voorwaardelijke aanbod van werk wordt ingetrokken voor elke sollicitant die niet-negatief of positief test op grond van de Personeelsbeleid 331.4.25, Sectie III, Drugs- en alcoholvrije werkplek (referentie A).

2. Kandidaten die weigeren of zich niet onderwerpen aan tests op de oorspronkelijk geplande datum, komen niet verder in aanmerking voor tewerkstelling, behalve na goedkeuring door de Human Resources-directeur of aangewezen persoon.

3. De volgende tijdelijke banen zijn niet onderworpen aan een drugstest vóór indiensttreding:

a. Board of Equalization (BOE) vacatures
b. Senior Tax Work-off functies
c. Individuen opnieuw aangenomen binnen 90 dagen na scheiding
d. Verkiezingsfuncties worden jaarlijks of indien nodig beoordeeld door de directeur Human Resources of een aangewezen persoon
e. Andere functies zoals goedgekeurd door de directeur Human Resources in overleg met de risicomanager.

4. Bij vacatures voor functies waarvoor een drugstest vereist is, wordt in de vacature vermeld dat een drugstest vereist is.

IX. AANMELDBONUSSEN:

Wervingsmanagers kunnen aanmeldingsbonussen aanbieden aan kandidaten voor moeilijk te vervullen of andere speciale omstandigheden, mits goedgekeurd door de County Manager. Wervingsmanagers die een dergelijke bonus willen aanbieden, moeten eerst goedkeuring krijgen van hun beslisser en vervolgens overleggen met een Human Resources Generalist voordat ze het verzoek indienen bij de County Manager (bijlage 3).

____________________________
Johannes Kefalas
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BCC – Toestemmingsagenda – 03/16/2021)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)

Distributie:
Alle County Department en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)

CK/vl

DATUM: 16 maart 2021

INGANGSDUUR: Tot Vervangen

HERZIENINGSSCHEMA: Jaarlijks, of indien nodig

ANNULERING: Personeelsbeleid en -procedure 331.2G; 15 december 2020

BEHUIZING(EN):

1.  Formulier voor erkenning van werknemers voor beperkte duur – LCHR-84 (06/20)
2.  Verificatie van arbeidsgeschiktheid - Formulier I-9 (08 / 23)
3.  Niet-contante bonus of beloningsformulier - LCHR-9 (02/24)
4.  Ontheffing van tijdelijke detachering, LCHR-69

REFERENTIE(S):

A. Personeelsbeleid en -procedure 331.4.25, Legal Compliance
B.  Wetten voor gelijke kansen op werk (EEO).
C.  Immigration Reform and Control Act van 1986
D.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Larimer County-beleid BCC P# 15A; Personeelsbeleid van de sheriffafdeling
F.  Toepasselijk beleid: Beleid 3.2 - Behandeling van personeel
G. Administratief beleid en procedure 351.4/Programma voor het bewaren van documenten
H. Aanwervingsmanagers Aanvraagformulier interviewpakket