SCOPE:  Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers van Larimer County en werknemers van het kantoor van de officier van justitie, achtste gerechtelijk district (referentie F), met uitzondering van werknemers van het kantoor van de sheriff van Larimer County overeenkomstig het beleid van Larimer County BCC P# 15A (referentie 5).

VERANTWOORDELIJKHEID:  De directeur Human Resources beheert dit beleid.

REVISIE LOCATOR:

1. VII Acties vóór indiensttreding: aangepaste taal voor drugstests

BELEID EN PROCEDURE:

I. ALGEMEEN BELEID:     
Werknemers worden aangenomen en bevorderd via open competitie op basis van kwalificaties en potentieel voor kwalitatieve werkprestaties en algemene geschiktheid voor de baan. Om te helpen bij het bereiken van niet-discriminerende werving en werkgelegenheid, voldoet de County aan alle toepasselijke wetten inzake gelijke kansen op werk (EEO) (referentie 2) en haar EEO-beleid (referentie 1).    
 

II. SOLLICITATIE:     
Aanvragers moeten een online sollicitatieformulier van de provincie en alle andere vereiste documentatie invullen voor de uiterste datum en tijd vermeld op elke vacatureaankondiging. Aanvragers kunnen een cv of andere relevante informatie toevoegen aan de aanvraag van de provincie. Een sollicitant moet een aanvraag indienen voor elke functie waarvoor hij in aanmerking wil komen. Alleen sollicitaties die zijn ingediend via het online vacaturesysteem van de provincie komen in aanmerking, tenzij anders goedgekeurd door de directeur Human Resources. Sollicitaties worden geaccepteerd voor huidige vacatures, naast functies met lopende lijsten.    
 

III. VACATURES: 

A. Vacatures worden door de afdeling Personeelszaken op de County Careers-pagina geplaatst. Posities worden weergegeven als externe of interne kansen. Indien schriftelijk goedgekeurd door de directeur Human Resources of een aangewezen persoon (bijlage 4), mag een tijdelijke functie van minder dan zes maanden niet worden geplaatst of geadverteerd.

B. Poststukken in de provincie bevatten een verklaring dat Larimer County een werkgever is met gelijke kansen op werk (EEO)    
     (referentie 2).

C. Externe vacatures worden minimaal acht dagen aangekondigd op de County Careers-pagina.

D. Interne vacatures worden minimaal vier dagen aangekondigd op de County Careers-pagina.

E. Alle advertentie-/mediakosten zijn voor rekening van de inlenende afdeling of het bureau.

F. Flexibel personeel hoeft niet te worden geplaatst (referentie 9).

IV. SCREENING VAN WERKAANVRAGEN: 

A. De personeelsafdeling van het district bewaart alle sollicitaties. Screening kan worden uitgevoerd door Human Resources of de inlenende afdeling/kantoor. Alle sollicitaties moeten worden gescreend op basis van de werkgerelateerde kennis, vaardigheden en capaciteiten die wijzen op het grootste potentieel voor kwaliteitsvolle werkprestaties. Alle kandidaten moeten op dezelfde manier worden gescreend en geïnterviewd met dezelfde kernvragen.

B. Aanvragen worden eerst door de afdeling Personeelszaken gescreend op minimumkwalificaties. Kandidaten die niet aan de minimale arbeidskwalificaties voldoen, worden geëlimineerd. De sollicitanten die aan de minimumkwalificaties voldoen, worden vervolgens door de wervingsafdeling/-kantoor gescreend op basis van de beste kwalificaties op het gebied van functiegerelateerde criteria.

C. Nadat de screening is voltooid, kiest het kantoor van de wervingsafdeling de beste kandidaten voor een interview.

D. Als er niet genoeg gekwalificeerde sollicitanten zijn, moet de rekruteringsmanager overleggen met de recruiter om te bepalen of de post moet worden verlengd of de functie opnieuw moet worden geplaatst totdat er voldoende gekwalificeerde sollicitanten zijn verkregen.

E. De rekruteringsmanager maakt de definitieve selectie voor aanwerving en stelt de afdeling Human Resources hiervan op de hoogte

F. Aanwervingsmanagers moeten alle kandidaten binnen 30 kalenderdagen na de sluitingsdatum van een vacature op de hoogte stellen van de status van hun sollicitatie.

G. Het in dienst nemen van verwante personen: Een persoon die verwant is door een huwelijk, inclusief schoonfamilierelaties, bloedverwantschappen of door adoptie, of een direct familielid zoals gedefinieerd in het rouwbeleid, zal niet:

V. ONBOARDING:

Zodra de kandidaat is aangenomen, worden alle aanbiedingsbrieven, sollicitatiebrieven en nieuwe aanwervingsdocumenten online opgeslagen voor de juiste bewaartermijn door Human Resources (referentie 7). Alle interview- en aanwervingsdocumenten worden naar het Human Resources Office gestuurd voor opslag gedurende de juiste bewaartermijn. Documenten die naar Human Resources worden gestuurd, moeten het Interview Packet Submittal-formulier (referentie 8) bevatten als voorblad.

Als een werknemer van de ene provinciale afdeling of kantoor door een andere wordt aangenomen, neemt de aanwervende afdeling of het inlenende kantoor alle verlofuren en alle andere toepasselijke voordelen over die de overgeplaatste werknemer heeft opgebouwd. Voor vragen over compensatie met betrekking tot de overdracht kunt u het Compensatiebeleid raadplegen. Aanwervingsmanagers die een huidige of voormalige County-werknemer screenen, kunnen het personeelsdossier inzien door contact op te nemen met Human Resources.  

VI. IMMIGRATIE HERVORMING EN CONTROLE NALEVING: 

A. Nieuwe werknemers moeten bewijs leveren van geschiktheid voor werkgelegenheid zoals vastgesteld door het Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (referentie 3) en moeten de juiste delen van Formulier I-9 (bijlage 2) invullen. Het I-9 moet worden ingevuld binnen het door de USCIS vereiste tijdsbestek.

B. Elke afdeling of elk kantoor zal een werknemer aanwijzen om het werkgeversgedeelte van Formulier I-9 (bijlage 2) elektronisch in te vullen in Onboarding. De fotokopie van de geschiktheidsdocumentatie van de werknemer moet worden geüpload naar Onboarding. Eventuele problemen met de documentatie van de werknemer moeten binnen de door USCIS vereiste termijn worden opgelost.

C. In het geval dat een nieuwe medewerker moeite heeft om de vereiste documentatie binnen drie werkdagen te produceren, neemt de beslisser of aangewezen persoon onmiddellijk contact op met een Human Resources Generalist. Als de werknemer de vereiste documenten niet binnen het vereiste tijdsbestek kan overleggen, mag de werknemer geen verdere werkzaamheden voor de provincie uitvoeren totdat de werknemer de vereiste documenten kan overleggen.

D. Inhurende afdelingen of kantoren zullen geen originele of duplicaatkopieën van de I-9-formulieren en ondersteunende documenten bewaren. De afdeling Human Resources bewaart de I-9's en fotokopieën van de geschiktheidsdocumentatie van de werknemer in afzonderlijke bestanden. Deze bestanden zullen vertrouwelijk worden behandeld en alleen worden gebruikt om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving.    
 

VII. WERKNEMER VOOR BEPERKTE TERMIJN:

A. Vacatures voor een functie voor bepaalde tijd moeten "Beperkte termijn" bevatten.

B. Sollicitanten die worden geïnterviewd voor functies voor bepaalde tijd zullen door de wervingsafdeling worden geïnformeerd over de aard van de functie voor bepaalde tijd. De personen die zijn aangeworven voor een functie van Tijdelijke Werknemer moeten het bevestigingsformulier ondertekenen (bijlage 1).  

VIII. ACHTERGROND CHECKS: 

A. Antecedentenonderzoek is gebaseerd op de verantwoordelijkheden en minimumkwalificaties van de functie. Naar goeddunken van het rekruteringsteam kunnen antecedentenonderzoeken worden doorgenomen met een Human Resources Generalist.

B. Achtergrondcontroles kunnen intern of via een kredietrapportagebureau (derde partij) worden uitgevoerd. Controles die door een kredietrapportagebureau worden uitgevoerd, moeten voldoen aan de Fair Credit Report Act (FCRA) (referentie 4). Afdelingen of kantoren die achtergrondcontroles uitvoeren buiten een kredietrapportagebureau, moeten Human Resources op de hoogte stellen van de achtergrondcontrole en de reden daarvoor.    

Het verkennen of gebruiken van de sociale media-account van een sollicitant, of zoekopdrachten op internet, kunnen een vorm van antecedentenonderzoek zijn. Voordat ze dit soort antecedentenonderzoek uitvoeren, moeten wervingsmanagers dit bespreken met hun HR-generalist. Afdelingen of kantoren kunnen niet van een kandidaat eisen dat hij of zij toegang verleent tot de sociale media-account(s) van de kandidaat. Dit is niet van toepassing op correcties of posities van wetshandhavingsinstanties.

C. Achtergrondcontroles van consumentenrapportagebureaus onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. Sollicitanten en huidige werknemers moeten het FCRA Disclosure & Authorization-formulier voor de provincie ondertekenen om een ​​antecedentenonderzoek te verkrijgen van een consumenteninformatiebureau.
2. De provincie is wettelijk verplicht om binnen vijf (5) dagen na ontvangst van het onderzoek te reageren op vragen van sollicitanten en werknemers over een antecedentenonderzoek van een consumenteninformatiebureau.

D. Verificatie van eerdere ervaring, opleiding en referenties van de aanvrager: 

1. Voordat een sollicitant een baan wordt aangeboden, kan de rekruteringsmanager de door de sollicitant geclaimde ervaring en opleiding verifiëren. De rekruteringsmanager kan gedurende deze periode ook contact opnemen met persoonlijke of professionele referenties van de sollicitant. Al deze verificaties kunnen worden uitgevoerd via het Human Resources Applicant Tracking-systeem of via de door Human Resources geselecteerde leverancier van antecedentenonderzoek.

E. Medische informatie:

1. Medische informatie mag alleen worden opgevraagd nadat aan de sollicitant een voorwaardelijk aanbod tot werk is gedaan, of de sollicitant te kennen geeft dat hij behoefte heeft aan redelijke aanpassingen. De gezochte informatie moet relevant zijn voor het vermogen van de sollicitant om de essentiële functies van de functie uit te voeren en consistent zijn met de zakelijke noodzaak. Als de sollicitant om een ​​redelijke aanpassing vraagt, moet de rekruteringsmanager contact opnemen met de Human Resources Inclusion Administrator.
2. Medische informatie die over een aanvrager wordt verkregen, wordt gescheiden van andere gegevens bewaard en vertrouwelijk behandeld.

F. Drugstesten:

1. Alle kandidaten die geselecteerd worden om te werken in banen die gereguleerd worden door het Department of Transportation, vereist door financieringsbron, inclusief federale of andere subsidies, wetshandhaving en strafrecht, moeten een post-offer, pre-employment drugscreening ondergaan. Alle aanbiedingen van werkgelegenheid in deze banen zijn afhankelijk van een bevredigend resultaat van de test. Het voorwaardelijke aanbod van werkgelegenheid wordt ingetrokken voor elke kandidaat die Non-negatief of Positief test conform het Human Resources Policy Legal Compliance, Sectie IV, Drug and Alcohol-Free Workplace (Referentie 1).
2. Niettegenstaande Sectie F(1), mag elke Gekozen Functionaris naar eigen goeddunken een drugsscreening na het aanbod en voorafgaand aan de indienstneming eisen. Bovendien mag elke gekozen functionaris naar eigen goeddunken geen drugsscreening na het aanbod of vóór indiensttreding vereisen, behalve dat banen die onder de regelgeving van het Department of Transportation vallen of vereist zijn door de financieringsbron onder alle omstandigheden een screening moeten ondergaan na het aanbod, voorafgaand aan het dienstverband. medicijn. scherm. De gekozen functionarissen die een drugsscreening vóór indiensttreding vereisen, zijn vermeld in bijlage C (bijlage 5).
3. Kandidaten die weigeren of zich niet onderwerpen aan tests op de oorspronkelijk geplande datum, worden niet verder in aanmerking genomen voor een dienstverband, behalve zoals goedgekeurd door de Human Resources Director of een aangewezen persoon.
4. Bij vacatures voor banen waarvoor een drugstest vereist is, wordt in de vacature vermeld dat een drugstest vereist is.

IX. AANMELDBONUSSEN:

Wervingsmanagers kunnen aanmeldingsbonussen aanbieden aan kandidaten voor moeilijk te vervullen of andere speciale omstandigheden, mits goedgekeurd door de County Manager. Wervingsmanagers die een dergelijke bonus willen aanbieden, moeten eerst goedkeuring krijgen van hun beslisser en vervolgens overleggen met een Human Resources Generalist voordat ze het verzoek indienen bij de County Manager (bijlage 3).

____________________________    
Kristin Stevens    
Voorzitter Pro-Tem, Raad van County Commissioners    
(Goedgekeurd door BCC – Toestemmingsagenda – 06/25/2024)    
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)

Distributie:    
Alle County Department en gekozen functionarissen    
Records Management SOP Handleiding (origineel)

CK/jw

DATUM: 25 juni 2024

INGANGSDUUR: Tot Vervangen

HERZIENINGSSCHEMA: Elke twee jaar in juni, of indien nodig

ANNULERING: Werving, sollicitaties en aanwerving; 16 maart 2021

BEHUIZING(EN):

1.  Formulier voor erkenning van werknemers voor beperkte duur – LCHR-84    
2.  Verificatie van arbeidsgeschiktheid - Formulier I-9     
3.  Ontheffing van indiensttreding - LCHR-68    
4.  Ontheffing van tijdelijke detachering, LCHR-69  
5.  Bijlage C

REFERENTIE(S):

1. Personeelsbeleid en -procedure 331.4.25, Wettelijkenaleving    
2.  Wetten voor gelijke kansen op werk (EEO).    
3.  Immigration Reform and Control Act van 1986    
4.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681    
5.  Larimer County-beleid BCC P# 15A; Personeelsbeleid van de sheriffafdeling    
6.  Toepasselijk beleid: Beleid 3.2 - Behandeling van personeel    
7. Administratief beleid en procedure 351.4/Programma voor het bewaren van gegevens    
8. Wervingsmanagers Aanvraagformulier interviewpakket  
9.  Flexibel bemande functies