331.7.03 - Herstructurering van het personeelsbestand: reorganisatie, vermindering van uren, verlof, ontslag en baanwisselingen

DOEL: Consistent en gedefinieerd beleid opstellen voor veranderingen in het personeelsbestand van de provincie (referentie A). Een beslisser heeft de mogelijkheid om een ​​of meer van de volgende dingen te doen: reorganisatie, werktijdverkorting, verlof, ontslag of verandering van baan.

SCOPE: Dit beleid en deze procedure zijn van toepassing op alle werknemers van Larimer County en werknemers van het Office of the District Attorney, Eighth Judicial District, met uitzondering van werknemers van het Larimer County Sheriff's Office.

VERANTWOORDELIJKHEID: De directeur Human Resources beheert dit beleid.

HERZIENINGSDEEL (Aanzienlijke wijzigingen ten opzichte van vorig beleid):

• Referentie C (was P15A, het personeelsbeleid van de sheriff; verwijderd)
• Referentie D (toegevoegd)
• Sectie I, A
• Sectie III, A
• Sectie IV, A
• Sectie V, B, 2
• Sectie VII, 1
• Sectie VIII, B, 2, a
• Sectie VIII, C (toegevoegd)
• Sectie IX, B, 4 (verwijderde)

BELEID EN PROCEDURE:

I. PROCEDURE:

A. Wanneer een beslisser van mening is dat het gepast is om het aantal uren permanent te verminderen, verlof of ontslag op te nemen of van baan te veranderen als onderdeel van een reorganisatie, moet hij een businessplan indienen bij een Human Resources Generalist. De beslisser dient contact op te nemen met de toegewezen HR-generalist voor de meest recente businessplan-sjabloon en richtlijnen voor de voltooiing ervan. Het businessplan moet worden goedgekeurd door de directeur Human Resources, of een aangewezen persoon, na beoordeling door een Generalist Human Resources.

B. De afdeling Human Resources zal samenwerken met de besluitvormer om ervoor te zorgen dat het beleid van de provincie en de toepasselijke wetten worden nageleefd, en om ondersteuning te bieden aan de besluitvormer en alle betrokken werknemers.

C. Werknemers die als gevolg van dit beleid van elkaar gescheiden zijn, hebben geen recht op terugroeprechten. Gescheiden werknemers kunnen solliciteren wanneer vacatures worden geplaatst.

II. REORGANISATIE:

Een verandering in de organisatiestructuur of functiewijzigingen die gevolgen hebben voor meer dan één medewerker.

III. VERMINDERING IN UREN:

A. Werknemers kunnen vrijwillig hun werkuren permanent verminderen als onderdeel van een herstructurering van het personeelsbestand. Deze verzoeken worden beoordeeld en overwogen door de beslisser. De beslisser neemt de definitieve beslissing over de arbeidsduur van de medewerkers blijvend verminderd.

B. Het duurzaam verminderen van de arbeidsduur van een werknemer kan leiden tot een wijziging van de verlofopbouw en verzekeringspremies van de betrokken werknemer.

IV. VERLOF:

A. Tijdelijk verlof van het werk dat niet wordt betaald voor een bepaalde periode.

1.  Er is sprake van onvrijwillig verlof wanneer de beslisser bepaalt welke werknemers onbetaald verlof moeten opnemen en kan bepalen op welke werkdag(en) het verlof zal plaatsvinden.
2. Een vrijwillig verlof is wanneer werknemers zich vrijwillig kunnen aanmelden voor verlof, en als dat het geval is, de verlofdag(en) kunnen kiezen met goedkeuring van de Beslisser.
3. Werknemers die voor verlof zijn geselecteerd, moeten een verlofbericht ondertekenen. De beslisser moet dit sjabloon opvragen bij een HR-generalist. De goedgekeurde aanvraag moet uiterlijk op de dag vóór het begin van de loonperiode waarin het verlof plaatsvindt, bij Human Resources binnen zijn.

B. Gevolgen voor uitkeringen en verlofopbouw:

1. Werknemers met verlof blijven voordelen ontvangen volgens het vergoedingenbeleid. Werknemers met verlof dienen contact op te nemen met de medewerkers van Benefits voor vragen over vereiste premiebetalingen.

2. Werknemers die met verlof zijn, blijven verlof opbouwen, maar mogen tijdens hun verlof geen betaald verlofsaldo gebruiken, behalve als dat nodig is om secundaire arbeidsvoorwaarden te dekken.

a. Als de ontslagen werknemer Vrijgesteld is, wordt hij of zij tijdens de verlofwerkweek(en) op uurbasis betaald.
b. Werknemers met verlof zullen tijdens de verlofperiode geen provinciewerk verrichten en zullen tijdens de uren dat ze met verlof zijn geen loon of salaris ontvangen.

V. ONTSLAG:

A. De scheiding van een werknemer in een baan die is geëlimineerd.

Wanneer het ontslag van een of meer werknemers noodzakelijk is, vindt het ontslag plaats in de volgende volgorde:

1. Uitzendkrachten in de geïdentificeerde functies;
2. Proeftijd Vaste werknemers in de geïdentificeerde banen;
3. Tijdelijke werknemers die na 18 april 1990 zijn aangenomen in de geïdentificeerde banen;
4. Post-Proeftijd Reguliere werknemers in de geïdentificeerde banen in de volgende volgorde:
   a. Werknemers met de minst gunstige prestaties. Bij het nemen van deze beslissing moet rekening worden gehouden met alle prestatiebeoordelingen, corrigerende maatregelen en disciplinaire maatregelen die binnen vijf jaar voorafgaand aan de voorgestelde ingangsdatum van het ontslag zijn uitgevaardigd.
   b. Als de geëvalueerde prestaties van twee of meer werknemers als gelijk worden beschouwd, zou de werknemer met het laagste aantal jaren van huidige opeenvolgende County-dienst worden ontslagen vóór de werknemer (s) met een hogere anciënniteit. Tijdvakken van tewerkstelling als Uitzendkracht tellen niet mee.
   C. Als er nog steeds twee of meer werknemers in aanmerking komen voor ontslag, krijgt de beslisser hulp van een Human Resources Generalist.

B. Verlof met behoud van loon:

1. Werknemers van beperkte duur die vóór 18 april 1990 zijn aangeworven en alle reguliere werknemers die na hun proeftijd zijn ontslagen, krijgen de mogelijkheid om een ​​wettelijk conforme scheidingsovereenkomst (referentie C) aan te gaan met Larimer County, waarin verlof met behoud van loon is opgenomen.
2. Het bedrag van de administratieve vergoeding wordt bepaald door de duur van de dienst in de provincie, zoals hieronder beschreven.
   a. Een werknemer met drie opeenvolgende dienstjaren bij de Provincie of minder krijgt verlof met behoud van loon gedurende vier weken na de ingangsdatum van het ontslag.
   b. Een werknemer met meer dan drie lopende achtereenvolgende dienstjaren bij de Provincie ontvangt verlof met behoud van loon gedurende acht weken na de ingangsdatum van het ontslag.
   c. Tijdvakken van dienstverband als Uitzendkracht tellen niet mee bij het bepalen van dienstjaren.

VI. KENNISGEVING VAN DE WERKNEMER:

Bij het bepalen wanneer en wat aan werknemers moet worden gecommuniceerd, zal de beslisser een HR-generalist raadplegen.

Een werknemer die wordt getroffen door een vermindering van uren, verlof of ontslag, ontvangt een schriftelijke kennisgeving van de actie. Bij de melding wordt vermeld wat de actie noodzakelijk heeft gemaakt. De schriftelijke kennisgeving gaat vergezeld van een kopie van dit beleid.

Tenzij er een door een Human Resources Generalist goedgekeurde dwingende zakelijke reden is om een ​​werknemer geen opzegtermijn te geven, ontvangt een werknemer minimaal vijf werkdagen van tevoren een schriftelijke kennisgeving. Naar goeddunken van de Beslisser kan de werknemer blijven werken of met betaald verlof worden geplaatst. Een vertegenwoordiger van de afdeling Human Resources kan aanwezig zijn op het moment dat de betrokken werknemer de kennisgeving ontvangt.

VII. HERWERKING NA ONTSLAG:

Als een ontslagen werknemer binnen een jaar na de ingangsdatum van het ontslag weer in dienst wordt genomen, gelden de volgende voorwaarden:

1.  bouw verlof op in hetzelfde tempo als de werknemer op de ingangsdatum van het ontslag heeft opgebouwd; 
2.  volledig voltooide eerdere dienstjaren kunnen worden meegeteld voor verwervingsdoeleinden zoals bepaald in het pensioenplandocument; en
3.  herstart met hetzelfde bijdrageniveau in het County Retirement Plan voorafgaand aan het ontslag.

VIII. VACATURE WIJZIGINGEN:

A. Creëren van een nieuwe taakomschrijving:

1. Een conceptfunctiebeschrijving moet door de beslisser of aangewezen persoon worden ingediend bij de Human Resources Generalist. Human Resources kan bepalen dat een actuele functieomschrijving geschikt is voor dit verzoek.

2. Human Resources beoordeelt de conceptfunctiebeschrijving, analyseert vergelijkende marktinformatie, stelt interne billijkheid vast en kent de juiste salarisschaal toe. Human Resources zal de definitieve taakomschrijving aan de beslisser of aangewezen persoon verstrekken.

3. Alle nieuwe banen moeten worden goedgekeurd door de directeur Human Resources of een daartoe aangewezen persoon.

B. Herindeling van een bestaande functie:

1. Banen worden opnieuw geclassificeerd wanneer er voortdurende en significante veranderingen zijn in de functieverantwoordelijkheden van de werknemer. Functieomschrijvingen zijn niet bedoeld om de inhoud van een specifieke functie volledig te omvatten, maar dienen eerder als een globale beschrijving van de algemene aard en het niveau van de werkzaamheden.

2. Herindeling van een bestaande functie kan worden geïnitieerd door het indienen van een Positiebeschrijvingsvragenlijst (PDQ) (bijlage 1) of een schriftelijk verzoek dat is beoordeeld en goedgekeurd door een Human Resources Generalist. 

a. Het PDQ-verzoek kan beginnen bij de werknemer of de supervisor en wordt vervolgens ter beoordeling en ondertekening voorgelegd. De supervisor stuurt de vragenlijst vervolgens door naar de beslisser of diens vertegenwoordiger ter beoordeling en ondertekening. Het wordt vervolgens ter beoordeling voorgelegd aan Human Resources.

B. Beslissingen over herindeling worden genomen door de Generalist Human Resources. Een beroep tegen de definitieve beslissing kan schriftelijk worden ingediend bij de directeur Human Resources en moet een motivering bevatten. Bezwaren tegen herindeling worden beoordeeld door de directeur Human Resources, of een door hem aangewezen persoon, en hun beslissing is definitief.

c. Een werknemer mag niet worden heringedeeld binnen de eerste zes maanden waarin de werknemer is aangenomen, gepromoveerd naar of is heringedeeld in die functie. 

d. Goedgekeurde herindelingen worden mogelijk niet eerder van kracht dan op de datum waarop de ingevulde vragenlijst voor functiebeschrijving (PDQ) is ontvangen bij de afdeling Human Resources.

3. Werknemers van wie de functie wordt beoordeeld voor herclassificatie komen niet in aanmerking voor Out-of-Title Pay, tenzij goedgekeurd door de Human Resources Director of aangewezen persoon.

C.  Flexibel bemande functies:

1. Een functie wordt aangemerkt als flexibel bemand als deze is vermeld in de functiebeschrijving van de hogere functie (kenmerk D).

2. Wanneer een werknemer voldoet aan de criteria voor bevordering zoals vermeld in de functiebeschrijving en de taken van de functie naar tevredenheid uitvoert, wordt de werknemer automatisch doorgeschoven naar de volgende functie.

3. Functiebeschrijving Vragenlijsten zijn niet verplicht voor flexibel bezette functies.

IX. OPTIES VOOR HET OPLOSSEN VAN PROBLEMEN:

A. Onvrijwillig verlof, reorganisaties en werktijdverkorting:

Als een werknemer van mening is dat er sprake is van een schending van het County-beleid of dat er sprake is van een onwettige actie, moet de betrokken werknemer een probleemoplossend verzoek indienen zoals beschreven in Human Resources-beleid en -procedure 331.8 (referentie B). Het indienen van een probleemoplossend verzoek vertraagt ​​de ingangsdatum(s) van de actie niet.

B. Ontslagen:

1. Beroepsrechten:

a. Een werknemer kan beroep aantekenen als hij van mening is dat het ontslag in strijd is met het gemeentelijk beleid of niet legaal is door de onderstaande procedure te volgen (Sectie IX, B, 2).
b. Het niet eens zijn met de beslissing van een beslisser met betrekking tot de behoeften van de organisatie en/of het gebruik van middelen is geen reden voor beroep.
c. Het indienen van een beroepschrift vertraagt ​​de ingangsdatum van een ontslag niet.

2. Beroepsprocedure:

a. Het beroep moet schriftelijk worden ingediend en ingediend bij de Human Resources-directeur of aangewezen persoon en een kopie moet worden gestuurd naar de beslisser die het ontslag heeft geïnitieerd.
b. Vermeld duidelijk de reden(en) van de werknemer om aan te nemen dat de procedures beschreven in het beleid van de Provincie niet zijn gevolgd of de reden om aan te nemen dat het ontslag om illegale redenen is gedaan.
c. Beschrijf de oplossing die de werknemer via het beroep zoekt.
D. Tijdsperiode voor indiening:

1) Een beroep moet worden ingediend binnen vijf werkdagen na ontvangst door de werknemer van het ontslagbericht. Als de werknemer het beroep niet binnen deze termijn indient, wordt het beroep beschouwd als te laat en wordt vrijwillig afstand gedaan van de beroepsrechten van de werknemer.
2) Er kan worden afgezien van het voortijdig indienen van een beroep als de directeur Human Resources een goede reden vindt om de termijn te verlengen.

3. Werkwijze:

a. De directeur Human Resources, of aangewezen persoon, beoordeelt het volgende:

1. Schriftelijk bezwaarschrift van de werknemer
2. Of de beslissing van de beslisser redelijk was en in overeenstemming met het beleid.
3. Zowel de medewerker als de beslisser zijn verplicht om aan dit proces deel te nemen.

b. De directeur Human Resources, of zijn plaatsvervanger, neemt binnen een redelijke termijn een schriftelijk besluit. In de schriftelijke beslissing worden alle punten behandeld die in het beroepschrift aan de orde zijn gesteld.

1. Als de beslissing inhoudt dat de beslissing van de beslisser wordt teruggedraaid of gewijzigd, worden in de beslissing alle acties beschreven die de beslisser moet nemen om het beroep op te lossen.
2. Als de beslissing de beslissing van de beslisser bevestigt, moet de beslissing de werknemer meedelen dat de beslissing definitief is.

____________________________
Jody Shadduck-McNally
Voorzitter, raad van districtscommissarissen
(Goedgekeurd door BCC - Toestemmingsagenda - 07/25/2023)
(Handtekening op origineel gearchiveerd in Records Management)

Distributie:
Alle County Department en gekozen functionarissen
Records Management SOP Handleiding (origineel)

CK/jw

DATUM: 25 juli 2023

INGANGSDUUR: Tot Vervangen

HERZIENINGSSCHEMA: Elke vijf jaar in juli, of indien nodig

ANNULERING: Personeelsbeleid en -procedure 331.7.03E; 1 november 2022

BEHUIZING(EN): 

1. Functiebeschrijving Vragenlijst - LCHR-25

REFERENTIE(S):

A. Beleidshandboek: Beleid 3.2 - Behandeling van personeel
B. Personeelsbeleid en -procedure 331.8 Corrigerende en ongewenste acties; Klachtenprocedure; en probleemoplossend proces
C. Personeelsbeleid en -procedure 331.4, Sectie XVI, Scheiding van werkgelegenheid in de provincie
D.  Flexibel bemande functies