Records bewaren
Het doel van County Records Retention is om county-instanties de minimale tijd te bieden die county-regeringsarchieven door districtsambtenaren moeten bewaren voordat records legaal kunnen worden vernietigd. Het bewaarschema stelt een systematische, standaardprocedure vast voor het bewaren en vernietigen van documenten, zodat:
- Records worden bewaard zolang als nodig is voor het juridische, fiscale, administratieve en andere gebruik van de provincie.
- Records worden bewaard zolang als vereist door lokale, staats- en federale regelgeving.
- Records van blijvende waarde worden permanent bewaard voor historische en andere onderzoeksdoeleinden.
- Dossiers die niet meer nodig zijn, worden vernietigd.
Het programma realiseert de volgende besparingen in overeenstemming met de toepasselijke statuten:
- Kantoorruimte, archiveringsapparatuur en netwerkopslagruimte worden beter benut door de records te verwijderen die niet langer nodig zijn voor de dagelijkse werking.
- De behoefte aan opslagruimte wordt geminimaliseerd door de tijdige vernietiging van documenten die geen bewaarwaarde meer hebben.
- Kostenbesparingen zijn het gevolg van het verminderen van de aanschaf van extra archiverings- en opslagapparatuur en -benodigdheden.
- Personeelskosten voor het archiveren en ophalen van records worden geminimaliseerd.
Alle vragen over de handleiding voor het bewaarschema of de inhoud ervan moeten worden gericht aan:
Larimer County IT
Business Administration
Records diensten
Coördinator registratiesystemen
LINKS, DOCUMENTEN, FORMULIEREN
| TITEL EN BESCHRIJVING VAN DE REEKS OPNEMEN | MINIMALE BEWAARTERMIJN |
|---|---|
| 1. LOONBESLISSINGEN Het dossier kan een gerechtelijk bevel of andere instrumenten bevatten die het loon van een werknemer beperken. |
3 JAAR + HUIDIG |
| 2. VERZEKERING/UITGESTELDE VERGOEDINGSVERKLARING/FACTURERING | 3 JAAR + HUIDIG |
| 3. VERLAAT VERZOEKEN | 1 JAAR + HUIDIG |
| 4. EVENWICHTIGE REGISTRATIES VAN DE SALON Bestanden kunnen zijn: maandelijkse, driemaandelijkse en eindejaarsafstemming, wijzigingsformulieren voor de loonlijst (nietig verklaarde looncheques, handmatige looncheques, aanpassingen aan het stambestand van de werknemer), individueel balanswerkblad, aanvragen voor loonvoorschotten, standaard wijzigingsformulier voor werknemers. |
6 JAAR + HUIDIG |
| 5. MACHTIGINGEN VOOR INHOUD VAN SALON Werknemersformulier dat specifieke inhoudingen op de loonlijst autoriseert en goedkeurt voor gezondheidsproblemen en andere zaken. |
TOT BIJGEWERKT |
| 6. SALONREGISTRATIE | PERMANENTE |
| 7. PROCEDURES VOOR SALONVERSLAGLEGGING | TOT BIJGEWERKT |
| 8. SALONVERSLAGEN Rapporten kunnen zijn: check register, automatische storting, year-to-date lijst, bijgewerkt 190, QTD, YTD-inkomsten, inhoudingen en uren, werkverificatie, personeelsdocumenten, volledige status van werknemer, pre-payroll, update systeemtabelbestand, jaar -einde W-2 en tapelijst, 941, QTR eindbestandsonderhoud, telling van huidige werknemers, QTD beëindigde werknemerslijst, QTD werkloosheidsverzekering, werkloosheid, werknemerscompensatie, pensionering, definitieve loonberekening, onderhoud van massale wijzigingsbestanden, jaarlijks bestandsonderhoud , urenverantwoording, inhoudingsregister, werknemerscontrole, tewerkstellingsverificatie, status, 125/flexibele uitgaven, verzekeringen, directe storting, uitgestelde vergoeding, kredietunie, diverse inhouding, handmatig aangepaste verzekeringen en diverse inhoudingsregister. |
3 JAAR + HUIDIG |
| 9. SALONOVERZICHT Het record kan het volgende bevatten: naam van de werknemer, boekhoudcode van de afdeling, brutosalaris, nettowinst en uitbetaling van het jaar tot nu toe. |
TOT BIJGEWERKT VOORZIEN HET SALONREGISTER WORDT PERMANENT ONDERHOUDEN |
| 10. KWARTAAL- EN JAAREINDE AFSTEMMINGEN | 3 JAAR + HUIDIG |
| 11. TIJDSCHEMA'S (WERKNEMER) | 2 JAAR + HUIDIG |
| 12. W-2 FORMULIEREN | 4 JAAR + HUIDIG |
| 13. W-4 FORMULIEREN | TOT HERZIENING + 4 JAAR |
Afdeling Human Resources
UUR: Maandag - vrijdag, 8:00 - 4:30 uur
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
Postbus 1190, Fort Collins, CO 80522
TELEFOON: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
E-mail Personeelszaken
E-mail Benefits-team
